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Compliance

Norma ISO 37002: el estándar para el canal de denuncia interna

Muchas empresas, deberán implementar un canal de denuncias interno obligatorio; hasta ahora no existía un estándar por el que guiarse, sin embargo, con la aprobación de la Norma ISO 37002 para la gestión de canales de denuncias, cualquier tipo de organización puede contar con una guía para la creación e implantación de su canal de denuncias.

¿Qué es la norma ISO 37002?

La norma ISO 37002 es el nuevo estándar global publicado para ayudar a las empresas a implementar y mejorar sus canales de denuncias internos.

Bajo el título Norma ISO 37002 sobre Sistemas de Gestión de la denuncia de irregularidades (Whistleblowing Management Systems), este estándar se presenta como una guía basada en los principios de confianza, imparcialidad y protección para crear el sistema de denuncia interna para una organización.

Hasta la publicación de esta norma, el canal de denuncias solo se había tratado tangencialmente en otras normas, como la ISO 37001 sobre Sistemas de Gestión Antisoborno o la Norma ISO 37301 sobre Sistemas de Gestión de Compliance. La ISO 37002 llega para llenar ese hueco y lo hace en un momento clave para los países miembros de la UE, que tienen hasta el próximo 17 de diciembre para transponer la Directiva (UE) 2019/1937 (más conocida como Directiva Whistleblower), que obligará a las empresas con más de 50 trabajadores y de determinados sectores de actividad a implantar un canal de denuncias interno.

Características de la ISO 37002

La ISO 37002 sigue la estructura de las normas hechas por el estándar internacional, dividiendo la norma en 10 capítulos:

  • Alcance
  • Referencias normativas
  • Términos y definiciones
  • Contexto de la organización
  • Liderazgo
  • Planificación
  • Apoyo
  • Operación
  • Evaluación del desempeño
  • Mejora

A través de los que se recogen las principales características de la ISO 37002, que son:

  • Orientar a las organizaciones para implantar un canal de denuncias interno eficiente, que proteja al denunciante y genere confianza para denunciar actos ilícitos dentro de la organización.
  • Guiar en la forma en que deben abordarse las denuncias, para que sean gestionadas de la manera adecuada, desde el momento de su recepción hasta su cierre.
  • Apoyar la transparencia del tratamiento de las denuncias, tanto las hechas de manera anónima como las hechas de forma pública.
  • Aparte de la protección al denunciante, también se apunta a la necesidad de proteger a los denunciantes que hagan sus denuncias ante las autoridades, a aquellas personas que pueden ser represaliadas con motivo de la denuncia, como testigos, compañeros que apoyen, etc., así como aquellas personas que no siendo los denunciantes, puedan ser considerados como tales.
  • Establece cómo deben funcionar los sistemas de gestión de canales de denuncia, dividiendo su funcionamiento en cuatro fases:
    • Recepción de la denuncia
    • Análisis de la denuncia
    • Gestión de la denuncia
    • Conclusión o cierre de la denuncia

Principales características de la Iso 37002

Además, la ISO 37002 es adaptable a cualquier tamaño de organización, la naturaleza de su actividad, así como la jurisdicción en la que se encuentre, es decir, sus directrices quedan subordinadas a la ley del país donde la organización tenga su sede. Por ejemplo, en materia de protección de datos, las empresas que residen en la UE deberán tener en cuenta las obligaciones recogidas en la Directiva Whistleblower a la hora de implantar su canal de denuncias, pero pueden seguir guiándose en general por la ISO 37002.

Objetivos de la norma ISO 37002

El principal objetivo de la norma ISO 37002 es guiar a las organizaciones a la hora de implantar, mantener y mejorar sus canales de denuncia internos. Además, también busca fomentar y facilitar, precisamente, las denuncias de actividades o acciones ilícitas, apoyar y proteger a los denunciantes y terceros implicados y asegurarse de que todas las denuncias son atendidas y gestionadas en tiempo y forma.

Así mismo, a través de la implantación del canal de denuncia interno se mejora la cultura organizativa y la gobernanza de las organizaciones, reduciendo así el riesgo de incumplimientos normativos.

La ISO 37002 hace hincapié en la importancia de la construcción de la confianza en la organización, para lo que aboga por demostrar un liderazgo y compromiso claros y efectivos en la prevención y tratamiento de las irregularidades, así como en la protección de los denunciantes, de manera que puedan promover y fomentar la responsabilidad de los miembros de la organización para denunciar actos irregulares o sospechas de los mismos de los que sean testigos.

Razones que han llevado a la creación de la norma ISO 37002

La norma ISO 37002 se crea por la necesidad de ayudar a las organizaciones a implementar sus sistemas de gestión de denuncia de irregularidades, ya que, pese a que son parte de cualquier programa de compliance, hasta ahora no han demostrado ser todo lo efectivos que debieran.

La ISO 37002, cuyo PDF puede adquirirse en la tienda de la página web de la ISO, pretende reforzar los principios de confianza, imparcialidad y protección sobre los que se debe construir cualquier canal de denuncias interno para que sea exitoso, algo que hasta ahora parece que no se ha logrado completamente.

Además, y como hemos visto en sus características y objetivos, la ISO 37002 explica cómo debe gestionarse todo el proceso para implantar un canal de denuncias dentro de la organización y añade competencias que otros textos no habrían tenido en cuenta para el personal encargado del canal de denuncias, como son la capacidad de generar confianza en los denunciantes, la inteligencia emocional y la diplomacia. Las recomendaciones de la Norma ISO 37002 tratan de ayudar a crear un sistema de denuncia interno que «facilite» a los miembros de la organización denunciar cuando son testigos de acciones ilícitas.

La importancia de la ISO 37002 para gestión de las denuncias internas

Con una sociedad que cada vez pide más transparencia y rendición de cuentas a las empresas, la ISO 37002 representa una guía para ayudar a estas a implantar un mecanismo de denuncia interna eficaz y en el que los futuros denunciantes puedan confiar.

Los canales de denuncia ayudan, además, con la prevención y detección precoz de los riesgos de incumplimiento; a través de la denuncia anónima, facilitan una mayor recepción de información sobre posibles irregularidades dentro del seno de la organización. Fomentando a su vez la cultura del cumplimiento normativo.

Y con la obligación de implantar un canal de denuncias interno para las empresas de más de 50 trabajadores de la UE, la existencia de la ISO 37002 facilitará el proceso a muchas organizaciones para llevarlo a cabo.

La ISO 37002 ¿es certificable?

La ISO 37002 no es certificable, ya que se trata de un sistema de gestión Tipo B, es decir, es un estándar de directrices o recomendaciones, sin embargo, su uso le resultará útil a aquellas empresas que quieran implantar un canal de denuncia interno o tengan la obligación de hacerlo.

¿A qué empresas está orientada la ISO 37002?

La ISO 37002 está orientada a cualquier tipo de organización, desde grandes empresas a pymes, así como para organismos públicos y organizaciones sin ánimo de lucro, ya que se trata de una guía, como ya vimos, muy adaptable, que además puede integrarse con facilidad con otros sistemas de gestión relacionados con el cumplimiento normativo.