En este artículo te mostramos cómo configurar un flujo de trabajo Getting Things Done (GDT) para una “productividad libre de estrés”. Pero antes de nada, trata de dar respuesta a las siguientes preguntas:
- ¿Alguna vez has sentido que tenías todo bajo control pero luego te viste afectado por un cambio inesperado en el horario?
- ¿Luchas por mantener tu sistema de gestión de tareas cuando estás bajo estrés o estás especialmente ocupado?
- ¿Estás lleno de pensamientos sobre cosas que quieres recordar mientras tratas de concentrarte en algo importante?
Si las respuestas son positivas, puedes estar gastando más energía en recordar y organizar tus tareas de lo que gastas en completarlas.
En este artículo hablamos de:
Definición: ¿Qué es el método Getting Things
Getting Things Done (GTD para abreviar) es mucho más que una forma de hacer las cosas. Es un marco para organizar y rastrear tareas, de modo que puedes confiar al 100% en que las cosas en tu lista de cosas por hacer son realmente las cosas que necesitas hacer.
GTD te obliga a agregar contexto y estructura a las tareas, sacando cosas de tu mente y en un espacio donde puedes comenzar a trabajar en ellas.
El concepto básico de GTD es que tu cerebro es excelente para tener nuevas ideas, pero terrible para recordarlas.
Por ejemplo, recuerdas que debes comprar un regalo para el cumpleaños de tu madre la próxima semana, pero en lugar de recordartelo cuando pasas por su tienda favorita, te deja con la sensación de que deberías haber comprado algo para alguien?
Cuando se usa correctamente, GTD es un sistema infalible que te ayuda a coger tus ideas vagas, inspiraciones y reflexiones nocturnas, y convertirlas en acciones.
La idea es que una vez que confíes en su sistema, tu cerebro dejará de intentar realizar un seguimiento de todo, lo que reducirá el estrés y liberará el poder del cerebro para cosas más productivas. Suena genial, ¿verdad?
Su objetivo es proporcionar a los usuarios un estado mental tranquilo y con la mente despejada donde pueden responder y concentrarse en lo que necesita su atención en el momento.
Cuando su flujo de trabajo GTD esté configurado correctamente, podrás responder con confianza el “en qué debería estar trabajando” en cualquier momento sin preocuparte de que puedas olvidar algo importante que debes hacer más adelante.
¿Quién es su creador? ¿Dónde aparece por primera vez?
Getting Things Done es una técnica de gestión del tiempo que conmovió al mundo cuando se publicó por primera vez en 2001. Fue creada por David Allen después de años de investigación y práctica en el campo de los métodos de productividad.
Allen observó que nuestros cerebros son mucho mejores para procesar información que para almacenarla, y diseñó GTD para aprovechar ese hecho.
El método establece cómo volcar todo su desorden mental en un sistema externo. Este sistema ayuda a capturar y organizar el trabajo que necesitas hacer, para que puedas concentrarte en las cosas correctas en el momento.
Es utilizado por millones en todo el mundo como una forma de rastrear sus pensamientos, proyectos e ideas. Se trata de reunir tus ideas, ponerlas en papel o en un sistema digital, organizar las acciones a tu alrededor y hacer las cosas.
Principios esenciales de la técnica GTD
Los principios esenciales en los que se basa la técnica GTD son:
- Ordena tus pensamientos: Pon cada elemento que tengas en mente en una lista. Piensa en todo lo que necesita ser procesado, en cosas en el hogar y en el trabajo que necesitas realizar, en proyectos inacabados y en compromisos. Escríbelo y ponlo en un sistema confiable al que puedas acceder cada vez que lo desees.
- Define fronteras claras: Para cada elemento de información, define un lugar exacto. Pon toda la información en este lugar. No veas el sistema como una definición rígida, sino como un organismo en evolución. Adapta, agrega, elimina, cambia si no estás satisfecho. Pero ten en cuenta la definición de “una información, un lugar”.
- Procesa tu bandeja de entrada: Procesae regularmente todos los elementos en tu bandeja de entrada, tocándolos solo una vez y haciéndote dos preguntas: ¿Es procesable? ¿Puedo hacerlo en 2 minutos? La pregunta “¿es procesable?” define el destino del elemento (colocarlo en una lista de acciones siguientes, guardarlo para más adelante o eliminarlo). La pregunta “¿Puedo hacerlo en 2 minutos?” te da una idea de cuánto esfuerzo requieren las tareas en tu bandeja de entrada.
- Define las siguientes acciones: Encuentra la siguiente acción individual que puedes hacer para avanzar y completar un compromiso, proyecto u objetivo. Pon este elemento en tus próximas listas de acciones. Define el contexto de la próxima acción, que es un lugar, un determinado equipo o incluso un estado mental.
- Revisión semanal: Una vez a la semana, haz una revisión completa de tu sistema GTD. Navega por todas las listas: próximas acciones, proyectos, objetivos. Ordena las cosas, da a cada información el lugar correcto y elimina lo que no quieres hacer más.
Etapas del flujo de trabajo
GTD se basa en una serie de listas que se utilizan para organizar todo lo que se te ocurra. Para implementar GTD, debes capturar y procesar las ‘cosas’ que se te ocurren, siguiendo un flujo de trabajo de 5 pasos.
1. Recopilar
La bandeja de entrada es donde capturas tus pensamientos. Es una bandeja de entrada para tu cerebro: correos electrónicos, llamadas telefónicas, una idea que tenías en tu viaje al trabajo … todo.
Algunas personas llevan una libreta para registrar pensamientos, otras usan una aplicación o dispositivo de grabación. No importa lo que uses o cuántos tengas. Lo único importante es que tengas un lugar para descargar los pensamientos a medida que surgen, sin importar dónde te encuentres.
Cuando empieces a usar GTD, debes hacer una descarga mental de todas las cosas que tienes en mente. Escribe todo lo que necesitas o quieres hacer, cualquier cosa que hayas estado pensando en los últimos días o semanas.
En GTD estos se llaman “bucles abiertos”. Los bucles abiertos son las cosas que te molestan en el fondo de tu mente, cosas que recuerdas cuando no puedes dormir a las cuatro de la mañana, cosas que te molestan cuando las encuentras de nuevo. Esta es tu oportunidad para cerrar esos bucles y evitar que ocupen espacio en tu mente. Agrega todo a tu bandeja de entrada.
2. Procesar
Esta es la clave para hacer que todo el sistema funcione. Una vez que tengas recopilados todos tus pensamientos, el procesamiento es el próximo paso.
Aquí es donde coges todo lo que has capturado y lo organizas. Puede llevar un tiempo completar todo lo que has agregado a la lista, pero una vez que hayas terminado, esto sucede continuamente. Cuanto más a menudo procesas, menos esfuerzo es.
Procesas un nuevo elemento en tu bandeja de entrada haciéndote una serie de preguntas al respecto:
- ¿Es procesable?
- ¿Se necesita un solo paso para completarlo?
- ¿Tardará más de 2 minutos?
- ¿Debería hacerlo o se lo puedo dar a otra persona?
- ¿Tiene que hacerse en una fecha u hora específica?
La forma en que respondas determina a qué lista se agrega. Si no se agrega a una lista, puedes hacerlo de inmediato, archivarlo o desecharlo.
3. Organizar
Una vez que hayas aclarado un elemento en tu bandeja de entrada, es hora de ordenarlo en el lugar apropiado. Aclarar y organizar tus tareas ocurrirá en conjunto a medida que limpias tu bandeja de entrada.
4. Evaluar
Es absolutamente esencial que hagas una revisión semanal de todo en cada una de tus listas. En su libro, David Allen dice que la revisión semanal es un “factor crítico para el éxito”. ¿Por qué? Es simple: cuanto más tiempo dejes que las cosas en su bandeja de entrada se acumulen, más difícil será lidiar con todo.
Si no revisas regularmente tus listas, las cosas comenzarán a pasar desapercibidas. Olvidarás agregar algo a la siguiente lista de acciones u olvidarás eliminar las cosas que ya no deberían estar en la lista.
Al realizar esa evaluación debes considerar:
- Cada proyecto debe tener una próxima acción.
- Cada cosa en tu próxima lista de acciones debería ser algo que quieras hacer en la próxima semana. Si no es así, muévelo a su lista de algún día, o elimínalo por completo.
- Algo en tu lista de algún día podría necesitar pasar a tu siguiente lista de acciones.
También puedes usar ‘listas de activación’ durante la revisión para ayudarte a recordar los bucles abiertos que podrías haber olvidado agregar a tu bandeja de entrada. Una lista de activadores es solo una lista de palabras que te ayudan a recordar cosas.
5. Hacer
Ahora comienza a realizar las tareas de tu lista. Tu sistema está en su lugar, te sientes cómodo procesando tu bandeja de entrada y has comenzado a eliminar cosas de tu lista como un profesional.
Disfruta de la tranquilidad que has obtenido al crear un sistema que te brinda 100% de confianza en tus listas de tareas pendientes.
Niveles de perspectiva
Hay muchas formas diferentes de organizar tus tareas con la metodología GTD, pero recomendamos utilizar una combinación de Proyectos y Etiquetas.
Acciones
Estas son tareas que llevan más de 2 minutos pero solo requieren un paso. Por ejemplo, “responder un correo electrónico”. No deseas que abarroten tu Bandeja de entrada, pero tampoco pertenecen a ningún otro proyecto.
Proyectos
Encontrarás que muchas de las tareas que anotaste son en realidad proyectos. En el sistema GTD, los proyectos son cualquier elemento que requiere más de dos pasos para completarse. Por ejemplo, “pintar el dormitorio”.
Áreas de enfoque
Puede ser útil agrupar tus proyectos en “Áreas de enfoque”, el término GTD para los diversos puestos de responsabilidad que debes tener en tu vida. Estas áreas son una herramienta para llamar la atención sobre tus objetivos de vida más amplios mientras deciden en qué trabajar a continuación. Es importante separar tus proyectos entre “Trabajo” y “Personal”.
Objetivos
Debes establecer las tareas con una acción física y visible clara que realizarás a continuación. Las siguientes acciones son independientes de las acciones futuras: pasos que tomarás eventualmente pero que no necesitas su enfoque ahora.
Para los elementos que deben completarse en una fecha específica, asigna a la tarea una fecha y hora de vencimiento. Solo agrégalo a las tareas que realmente deben realizarse en una fecha y hora determinadas y confía en tus próximas acciones para todo lo demás.
Visión
Este es un buen momento para pensar dónde estamos. En el transcurso de unas pocas horas, has pasado de un montón de ideas, tareas, recordatorios persistentes, objetivos y proyectos flotando en tu cabeza a una serie de listas organizadas y priorizadas con próximos pasos claros y accionables que te llevan hacia tus objetivos.
No solo eso, sino que también eliminaste un montón de pequeñas tareas. Eliminado lo que no era importante.
Revisión de proyectos
La revisión es un “factor crítico para el éxito”. Para que un sistema como GTD tenga sentido, no puede ocuparte todo tu tiempo. Es por eso que los períodos cortos de reflexión regular, revisión y reevaluación son tan importantes.
Diaria
Cada día debes acceder a tu bandeja de actividades para revisar las que debes realizar en ese día y las prioridades existentes.
Reserva 5 minutos cada mañana para crear tu lista diaria de tareas y compárala con tus otras listas para asegurarse de que no te olvidas de nada.
Semanal
Una buena regla general es reservar 30 minutos, una vez por semana, para revisar sus listas actuales y revisarlas. Aquí hay un breve desglose de cómo podría ser una sesión semanal de planificación de GTD:
- Comienza con tu Lista de proyectos: ¿Cada una de las “próximas acciones” en la lista es algo que realmente quieres o necesitas hacer? Si no, muévelo a tu Lista de Algún Día.
- Mira tu Lista de Algún Día: ¿Han cambiado tus prioridades sobre algún proyecto aquí? Si es así, muévelo a tu Lista de proyectos y asegúrate de que tenga un próximo paso físico y visible listo para comenzar.
- Repasa tus “Palabras de activación”: esta es una colección de palabras clave que hacen que tu cerebro comience a pensar en cosas que quizás hayas olvidado agregar.
General
Aparte de las revisiones diarias y semanales, debes establecer una revisión general cada cierto tiempo para comprobar que las tareas previstas se han realizado y las no importantes se han eliminado o postergado.
Con esa revisión además te cerciorarás de haber incrementado tu productividad.
Ventajas del método GTD para la productividad
En las empresas donde los empleados trabajan con sus mentes en lugar de con sus manos (trabajo de conocimiento), el principal recurso para producir resultados es el humano. Entonces, si queremos aumentar su productividad para que las empresas crezcan y se vuelvan más rentables, el capital humano es el lugar donde tenemos que invertir.
La mayoría de las empresas realizan inversiones frecuentes en cursos de educación y capacitación para el personal. Buscan mejorar sus conocimientos y habilidades.
Sin embargo, el empleado más inteligente puede ser bastante ineficiente si no puede organizar, priorizar y realizar sus tareas de manera efectiva. ¿Quién enseña a los trabajadores a organizarse? ¿Quién les enseña a trabajar?
El primer curso de capacitación para ellos debería ser aprender a organizarse.
Si todos los empleados tuvieran el conocimiento y las herramientas necesarias para implementar una metodología para una organización personal como GTD, seguramente la compañía se beneficiaría de lo siguiente:
- Aumento de la confianza en el equipo. Todos saben que las tareas delegadas entrarán en el sistema de la otra persona para ser procesadas. Sin miedo a ser ignorado u olvidado.
- Aumento de la confianza en uno mismo. Básicamente, todos son autogestionados y siempre saben en qué pasar su tiempo en el trabajo. La sensación constante y frustrante de tener tanto que hacer pero no saber por dónde empezar desaparece.
- Una mejor comunicación. Cada uno pone en sus cestas sus tareas sin interrumpir el trabajo que se realiza en ese momento. Se evitan las interrupciones constantes, que disminuyen terriblemente la productividad personal.
- Aumento de la creatividad. Al no tener que estar en una situación de estrés constante, el cerebro libera espacio y todos pueden pensar en cosas más útiles. La creatividad es uno de los impulsores de la productividad.
- Una relación de beneficio mutuo entre empleador y empleado. Permitir a los empleados usar un sistema que sirve tanto para el trabajo como para la vida personal, los hace sentir beneficiados fuera del trabajo y motivados por dentro.
- Mayor productividad personal y de equipo. El sistema es tan bueno como su eslabón más débil. Esto significa que la productividad del equipo se arruinaría si hubiera un individuo no eficiente. Este problema se evitaría.
¿Por qué es beneficioso para el teletrabajo?
Al igual que la técnica GTD produce importantes beneficios para la productividad de las empresas, también tiene beneficios en caso de que el trabajo se realice a distancia.
Los principales beneficios que podemos destacar en casos de teletrabajo son:
- GTD te hace más productivo y más efectivo. Además de querer sentirte más organizado, ser más productivo y ser más efectivo es a lo que la gente apunta principalmente. Este beneficio de GTD es un resultado directo de todos los demás beneficios combinados. Quitar “cosas” de tu mente, rastrear acciones y proyectos en un sistema confiable, mantener compromisos contigo mismo y con los demás, pensar de antemano; todos conducen a una persona más productiva y más efectiva.
- GTD te hace más organizado y conduce a menos desorden. Tener listas y calendario trabajando juntos sin problemas, es una excelente manera de tener esa sensación organizada. La aplicación de las herramientas y principios básicos de GTD asegurará que tu escritorio esté limpio. Que puedes almacenar y recuperar información en segundos. Y que todo tiene su propio lugar. Esto te hará más productivo.
- Te ayuda a ser más creativo. Además, aplicar GTD y finalmente lograr esa sensación de control relajado liberará tu mente para procesos de pensamiento más importantes y más creativos.
G Suite
El sistema GTD comienza con la bandeja de entrada, y G Suite, el ecosistema compatible con GTD de Google, lo cubre con un pequeño programa llamado Gmail. Es posible que hayas oído hablar de él: es solo el cliente de correo electrónico multiplataforma más popular del planeta.
Desde allí, puedes archivar correos electrónicos antiguos en carpetas ordenadas, para proyectos en curso a los que necesites volver.
G Suite también tiene Google Docs para tomar notas y hacer listas de verificación, y Google Calendar para realizar un seguimiento de la programación de tu equipo.
La colaboración es una fortaleza en G Suite: los miembros del equipo pueden comentar y responder sobre todo, desde documentos, hojas de cálculo y presentaciones. Y, por supuesto, todo está integrado.
Things
La curiosa aplicación llamada “Things” comenzó como un programa para Mac por parte de la startup alemana Cultured Code en 2007 y en realidad fue una de las primeras aplicaciones lanzadas para iPhone cuando se lanzó la App Store en 2008.
Los revisores encuentran que el diseño minimalista se adapta bien al ecosistema de Apple, y la aplicación tiene las características suficientes (bandeja de entrada, sistema de archivo, lista de tareas, calendario) para implementar completamente el sistema GTD sin características extrañas que te distraigan.
Things también reduce la colaboración, por lo que puedes usarlo para hacer tus propias cosas, pero necesitarás otra herramienta para involucrar a tu equipo.
Microsoft To-Do
Si ya estás familiarizado con las aplicaciones GTD y te preguntas por qué Wunderlist no está en esta lista, es porque Microsoft compró Wunderlist en 2015 y prometió reemplazarlo con Microsoft To-Do.
Microsoft ha prometido incorporar todas las mejores características de Wunderlist (como una versión gratuita, colaboración, funcionalidad multiplataforma, notificaciones y subtareas) en Tareas pendientes.
To-Do también incluye la característica distintiva My Day que permite a los usuarios sacar algunas tareas de su cartera de pedidos para enfocarse en abordar ese día.
Toodledo
Es una poderosa herramienta de lista de tareas en línea.Debido a que Toodledo ofrece muchas características orientadas a la metodología Getting Things Done (GTD), es particularmente útil para las personas que usan el método de productividad GTD.
Toodledo puede ser la herramienta de lista de tareas adecuada para ti. La razón de esto es su flexibilidad.
La parte de la lista de tareas de GTD te permite no solo a anotar un elemento de la lista de tareas, sino también caracterizarlo utilizando varios criterios.
Las principales características de esta herramienta son:
- Ordenar tareas por su “importancia”
- Hotlist
- Fiabilidad y facilidad de uso en todos los dispositivos
- Integración del navegador
OmniFocus
OmniFocus solo está disponible en dispositivos iOS. Si eres un usuario de Apple que busca una aplicación GTD, te interesa OmniFocus.
Al sacrificar la hiper-simplicidad por la potencia, OmniFocus agrega algo de peso en el departamento de características para los usuarios que no les importa intercambiar un poco de desorden en la interfaz de usuario a cambio de algunas funciones más.
La actualización más reciente, OmniFocus 3 incluye nuevas características como automatización, etiquetas y edición por lotes. Guia al usuario desde la bandeja de entrada al procesamiento y delegando a la organización a la acción y la revisión.