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El formulario de contacto: Recaba datos personales de forma legal

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Un formulario de datos personales se suele emplear para obtener información sobre usuarios de una página web con algún motivo, generalmente para el envío de información comercial o publicitaria sobre productos y servicios. Con la entrada en vigor del RGPD y la LOPDGDD las webs que usan formularios han de tener en cuenta nuevas exigencias en materia de protección de datos. ¿Cuáles son estas obligaciones? ¿Cómo recabar datos de forma legal en los formularios?

¿Qué leyes afectan a los formularios de contacto?

Cualquier formulario de datos personales ha de cumplir con lo dispuesto en las siguientes normativas:

  • RGPD (Reglamento General de Protección de Datos): es la normativa que marca la línea a seguir en la protección de datos a nivel europeo.
  • LOPDGDD (Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales): adapta la normativa europea al marco español.
  • LSSI-CE (Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y del Comercio Electrónico):regula las actividades de los agentes participantes en la sociedad de la información y en las actividades de comercio electrónico.

¿Cómo recabar datos personales en nuestros formularios de contacto de manera 100% legal?

Para conseguir un texto legal en un formulario de contacto es necesario cumplir con una serie de requisitos:

  • Identificarse como responsables del tratamiento. ¿Quién va a tratar los datos personales de los usuarios?
  • Definir la finalidad para la que se van a recoger sus datos. También se ha de indicar el plazo de conservación de los datos, si van a ser cedidos a terceros o las vías para que el usuario ejerza sus derechos ARCO (actualmente ARSULIPO).
  • Incluir una casilla o check box de verificación, que el usuario debe marcar para otorgar su consentimiento RGPD de forma expresa.
  • En caso de que los datos se vayan a usar con varias finalidades distintas, se ha de incluir una casilla de verificación para cada una de ellas.
  • Añadir una segunda capa informativa, con un enlace a la política de privacidad de la web.

La importancia del texto legal en un formulario de contacto

El texto legal de un formulario de contacto es básico para cumplir con la obligación de informar que establecen el RGPD y la LOPDGDD. Es una de las exigencias que marca la normativa para las webs que recaban datos de los usuarios, junto con el aviso legal, la política de privacidad o la política de cookies.

El formulario no solo es importante para cumplir con el deber de informar, a través de la explicación de la identidad del responsable, las finalidades del tratamiento o la cesión de datos a terceros. También resulta fundamental para obtener el consentimiento, mediante la incorporación de check box o casillas de verificación. Hay que recordar que las nuevas leyes de protección de datos obligan a que el usuario preste su consentimiento de forma expresa, voluntaria e inequívoca y que ya no sirve con el consentimiento tácito.

Por último, el formulario para datos personales también es básico para informar al usuario sobre los derechos que le asisten. En este caso, se debe informar al usuario sobre cómo y dónde ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, portabilidad y oposición.

El formulario de contacto perfecto

Un formulario para recolección de datos personales ofrece numerosas ventajas:

  • Permite contactar a nuevos leads y usuarios potenciales.
  • Aumenta la retención de las visitas
  • Mejora la tasa de conversión.
  • Contribuye a aumentar la retención de usuarios.
  • Es una poderosa herramienta de fidelización.

Sin embargo, para que un formulario de datos personales sea efectivo debe cumplir una serie de requisitos.

Cumplir la normativa de protección de datos

No hay mucho más que aportar al respecto, ya que ya te hemos dicho cómo hacerlo. Solo recordarte que si no cumples la ley podrías enfrentarte a duras sanciones por parte de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).

Titulo llamativo

Debes encontrar un título que capte la atención de los usuarios. Se suele recurrir a técnicas como poner énfasis en el carácter especial de la oferta, o de su limitación en el tiempo. Las palabras como “gratis”, “oportunidad”, “especial”, “ahora” o similares funcionan como palancas que activan un resorte en el cerebro de los usuarios.

Diseño atractivo

Un formulario para llenar datos personales ha de tener un diseño atractivo para dar una mejor imagen y mover al usuario a rellenar sus campos. Para ello se suelen emplear los llamados Test A/B. A través de estos test se comparan los resultados obtenidos entre dos formularios casi iguales, pero en los que cambia algún detalle (color de fondo, color de letra, tipografía, disposición de algún elemento, etc). En base a los resultados, se opta por el más eficaz. El proceso se repite una y otra vez hasta ir encontrando diseños mejores que los anteriores.

Llamada a la acción

El formulario debe incluir una llamada a la acción o call to action. Es, básicamente, lo que convence al usuario en última instancia para consentir la recolección de datos personales. Esta llamada a la acción suele consistir en ofrecer algún tipo de beneficio u oportunidad al usuario.

Transparencia

Hay que cumplir con lo que se promete. Por ejemplo, si el usuario rellena los campos para poder descargar un Ebook gratuito, éste deberá ser de la mejor calidad. O si es para entrar en un sorteo, éste deberá realizarse ante notario. Cumplir con lo prometido es fundamental para que los potenciales clientes nos vean como a alguien de fiar.

Colocación del formulario

¿Dónde colocar el formulario de contacto? No hay una regla estipulada ni una fórmula secreta para el éxito. De nuevo, será necesario probar para ver en qué lugar de la web obtiene mejor feedback. Algunos de los lugares donde se suelen colocar es en la main page, en mitad de un artículo, al final del contenido, en la barra lateral de la derecha, o en forma de pop up.

Ejemplos de formularios que no cumplen las normativas 2021

Todavía existen formularios para el registro de datos personales que no cumplen con las actuales normativas de protección de datos. Algunos ejemplos de formularios de datos personales que no respetan lo dispuesto en la ley son:

  • Aquellos que no informan sobre la identidad del responsable o encargados del tratamiento.
  • Los que no informan sobre la finalidad del tratamiento.
  • Los que no ofrecen una doble capa informativa con un enlace a la política de privacidad.
  • Los que colocan una sola casilla de aceptación para varias finalidades distintas.
  • Los que no indican al usuario sobre los medios para acceder, rectificar o suprimir sus datos.

¿Por qué hay tantos formularios de datos personales que no se ajustan a la legalidad?

Cualquier formulario para rellenar se ha de adaptar a las características que te hemos indicado en el artículo. En realidad, no supone un trabajo demasiado arduo ni complejo. Pero entonces, ¿por qué sigue habiendo muchas páginas web sin formularios actualizados a la legalidad vigente?

En nuestra opinión, las causas principales son tres. Por un lado está el desconocimiento acerca de las nuevas normativas y sus exigencias. Por otro, la creencia de que no es importante y esa falsa sensación de seguridad, de que “a mi no me van a multar“. Por último, está la falta de responsabilidad y el objetivo de obtener clientes a cualquier precio, aunque sea saltándose la ley.

Adapta a la LOPD, LSSI y RGPD tus formularios de contacto gracias a Atico34

No caigas en el error de pensar que a ti no te va a tocar. La AEPD actuó de forma bastante permisiva durante los primeros meses de aplicación de la normativa, pero en la actualidad las multas por no cumplir la ley de protección de datos son cada vez más frecuentes.

Si quieres evitar sanciones, lo más recomendable es acudir a expertos en protección de datos como Grupo Atico34. Gracias a nosotros podrás adaptar todos los formularios de datos personales de tu página web en un tiempo récord y sin apenas esfuerzo.

Ponte en contacto con nosotros y descubre cómo podemos ayudarte.

Fernando Tablado

About author
Licenciado en Periodismo por la Universidad Pontificia de Salamanca. Redactor online con más de 12 años de experiencia. Especialidad en temas legales, fiscales y financieros. Experto en marketing online y contenidos web.
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