El formulario de contacto, o formulario de datos personales, es un elemento habitual de muchas páginas web, se emplea con diferentes finalidades (suscripción de usuario, envío de información comercial, etc.). Al recabar datos personales, es fundamental que este formulario cumpla con la normativa de protección de datos. En este artículo explicamos cómo debe ser el texto legal del formulario de contacto para cumplir con la ley.
En este artículo hablamos de:
- ¿Cómo tener un formulario de contacto 100% legal?
- Texto legal para formulario de contacto
- La importancia del texto LOPD para todos tus formularios de contacto
- Ejemplos de formularios que no cumplen la normativa en 2023
- ¿Por qué hay tantos formularios de datos personales que no se ajustan a la legalidad?
- Adapta todos tus formularios de contacto a la LOPD, LSSI y RGPD gracias a Atico34
¿Cómo tener un formulario de contacto 100% legal?
El formulario de contacto es una herramienta fundamental para la fidelización de usuarios y para la conversión, ya que permite a los titulares de la página web convertir a visitantes en usuarios habituales y/o suscriptores y tener una vía de comunicación ellos, para enviarles información comercial o de cualquier otra índole, que les pueda resultar de interés.
Para tener un formulario de contacto 100% legal necesitamos que este cumpla con los requisitos establecidos en el RGPD, la LOPDGDD y la LSSI-CE, que podemos resumir en cumplir con el deber de informar sobre el tratamiento de datos y la finalidad del mismo y con recabar el consentimiento expreso del interesado (el usuario) tanto para tratar sus datos personales, puesto que, como mínimo, a través de este tipo de formularios de contacto se obtienen el nombre y la dirección de correo electrónico, como para enviarle comunicaciones comerciales.
El deber de informar implica que debemos informar sobre:
- La identidad y datos de contacto del responsable del tratamiento
- La finalidad (o finalidades) del tratamiento (¿para qué se van a usar los datos)?
- Legitimidad del tratamiento
- Si los datos serán cedidos a terceros
- Plazo de conservación de los datos
- Vía para ejercer los derechos ARSULIPO (acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y oposición)
Como suministrar toda esta información haría del formulario de contacto un elemento poco estético y funcional en la página web, la normativa permite hacerlo a través de dos capas informativas; una primera capa con la información básica que acompañará al texto de protección de datos del formulario y que incluirá un enlace a la política de privacidad, que será la segunda capa informativa, en la que se detalla toda la información relativa al tratamiento y procesamiento de datos personales.
Por su parte, el consentimiento RGPD lo recabaremos añadiendo una casilla de verificación o check box en el formulario de contacto. Esta casilla debe estar desmarcada (puesto que debe ser el usuario quien la marque) y es preferible que el enlace a la política de privacidad aparezca junto a ella.
En caso de que los datos se recaben para diferentes finalidades, deberá haber una casilla de verificación para cada una de ellas. Así mismo, si se quieren enviar comunicaciones comerciales, también deberá incluirse una casilla de verificación específica para ello.
Es recomendable, aunque no obligatorio, usar un sistema de doble opt-in para confirmar el contacto. Es decir, el primer mensaje que se envíe al usuario suscrito, será un email con un enlace para confirmar su suscripción.
Texto legal para formulario de contacto
No podemos decir que haya una fórmula estándar para el texto LOPD para formularios de contacto, puesto que la normativa es flexible en ese aspecto, de manera que podemos encontrar formularios con textos más o menos detallados o con formularios que nos remiten directamente a la política de privacidad, puesto que siempre que esté este enlace (y la política de privacidad esté redactada de manera adecuada y contenga toda la información relativa al tratamiento y uso de datos personales) y la casilla de verificación desmarcada, el formulario de contacto cumplirá con la ley.
Por lo tanto, es válido un formulario de contacto cuyo texto se limite a «He leído y acepto la política de privacidad», con el correspondiente enlace. Como uno que incluya la siguiente información:
- Identificación del responsable del tratamiento
- Finalidad del tratamiento
- Legitimación del tratamiento
- Destinatarios de los datos
- Derechos
- Casilla de verificación y enlace a política de privacidad
La importancia del texto LOPD para todos tus formularios de contacto
El texto legal del formulario de contacto, como ya hemos señalado, es básico para cumplir con la obligación de informar a los interesados que establece la normativa de protección de datos; forma parte de las exigencias que marcan el RGPD y la LOPDGDD, así como la LSSI-CE, para aquellas páginas web o sitios online que recaban datos personales de los usuarios, junto al aviso legal, la política de privacidad y la política y aviso de cookies.
Ya lo hagamos en una primera capa de información más detallada o en la segunda capa con toda la información relativa al tratamiento y uso de datos, el texto legal del formulario de contacto permite al usuario dar su consentimiento informado cuando decide suscribirse a nuestra página web, nuestra newsletter o nos solicita información adicional de alguno de nuestros productos.
Así mismo, a través de la casilla de verificación podemos recabar el consentimiento expreso del interesado para el tratamiento de sus datos, quedando este consentimiento registrado, en caso de que necesitemos demostrarlo.
Por último, el formulario para datos personales también es fundamental para informar al usuario sobre los derechos que le asisten, ya sea de forma básica y resumida o remitiéndolo a la política de privacidad, en la que esta información relativa a los derechos ARSULIPO debe aparecer completa, incluida la opción de reclamar ante la AEPD.
Ejemplos de formularios que no cumplen la normativa en 2023
Ahora que ya sabes cómo debe ser un texto LOPD para formularios de contacto legal, te dejamos algunos ejemplos de formularios que todavía no cumplen con la normativa:
Lo que todos estos ejemplos tienen en común es que no ofrecen información sobre el tratamiento de datos personales, ni incluyen un enlace a la política de privacidad, ni una casilla de verificación.
¿Por qué hay tantos formularios de datos personales que no se ajustan a la legalidad?
Cualquier formulario de contacto para rellenar se ha de adaptar a las características que te hemos indicado en el artículo. En realidad, no supone un trabajo demasiado arduo ni complejo. Pero entonces, ¿por qué sigue habiendo muchas páginas web sin formularios actualizados a la legalidad vigente?
En nuestra opinión, las causas principales son tres. Por un lado, está el desconocimiento acerca de la normativa de protección de datos y sus obligaciones respecto a cómo se deben recabar datos personales. Por otro, la creencia de que no es importante y esa falsa sensación de seguridad, de que «a mí no me van a multar». Por último, está la falta de responsabilidad y el objetivo de obtener clientes a cualquier precio, aunque sea saltándose la ley.
Adapta todos tus formularios de contacto a la LOPD, LSSI y RGPD gracias a Atico34
No caigas en el error de pensar que a ti no te va a tocar. La AEPD actuó de forma bastante permisiva durante los primeros meses de aplicación de la normativa, pero en la actualidad las multas por no cumplir la ley de protección de datos son cada vez más frecuentes y cualquier usuario puede denunciarte por no tener un formulario de contacto adaptado a las exigencias de la ley.
Si quieres evitar sanciones, lo más recomendable es acudir a expertos en protección de datos como Grupo Atico34. Gracias a nosotros podrás adaptar todos los formularios de datos personales de tu página web de forma rápida, sencilla y sin apenas esfuerzo.
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