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Facilita: programa gratuito de adaptación al RGPD

5 Mins read

La nueva LOPDGDD establece nuevas obligaciones para las empresas en la recogida y tratamiento de información de clientes, proveedores o terceros. Afortunadamente, la adaptación a esta normativa puede ser más fácil de lo que piensas, sobre todo gracias a la ayuda de herramientas como Facilita RGPD.

¿Habías oído hablar de este programa? Descubre en qué consiste Facilita y cómo puede ayudar a tu empresa a cumplir con el Reglamento de Protección de Datos..

Qué es facilita RGPD

Es una herramienta de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) que ayuda a las empresas a adaptarse de forma rápida y sencilla al nuevo RGPD. Se trata de una aplicación que se puede utilizar de forma gratuita y sin necesidad de descargas.

Facilita RGPD AEPD está pensada para la adecuación al RGPD de empresas que realicen un tratamiento de datos de escaso riesgo, en mayoría pymes, las cuales componen la gran mayoría del tejido empresarial español. Sin embargo, es de uso potencialmente limitado en sectores que traten información personal de riesgo, por ejemplo, para adaptar una farmacia al RGPD.

El programa AEPD Facilita RGPD es sencillo e intuitivo de usar. Simplemente hay que responder a las preguntas de un pequeño cuestionario online. Dicho cuestionario se hace con el objetivo de conocer si tu empresa puede adaptarse al RGPD con Facilita o si, en caso contrario, debe hacer un análisis de riesgos.

Si las respuestas del cuestionario indican que la empresa puede usar Facilita RGPD, se deberán cubrir una serie de datos, y el programa se encargará de indicar y generar los documentos que debes incluir en tu empresa para cumplir el RGPD.

Una vez que se hayan aportado los documentos pertinentes, la herramienta Facilita RGPD elimina toda la información aportada en los formularios. Es decir, la AEPD no tiene acceso a los datos facilitados por la empresa.

facilita rgpd

Tutorial de Facilita RGPD

¿Qué hacer para adaptar el RGPD y la LOPD en un taller? ¿Cómo cumplir el RGPD en una inmobiliaria?

Muy sencillo, utilizando Facilita RGPD.

tutorial facilita rgpd

Usar esta herramienta es muy sencillo. En apenas 15 o 20 minutos tendrás todos los documentos necesarios para adaptarte al reglamento de protección de datos. Veamos los pasos que debes seguir, empezando por acceder a la web de la AEPD a través de este enlace.

Rellenar el cuestionario

El primer paso es rellenar un sencillo cuestionario online para saber si tu empresa puede adaptarse al RGPD gracias a Facilita. En este formulario debes marcar la casilla correspondiente a:

  • Sector de actividad de la empresa
  • Datos que se manejan
  • Tratamiento que se hace de la información

Para cada una de estas preguntas se ofrecen diferentes casillas de respuesta. En realidad, solo se puede acceder a la herramienta si se responde a todas las preguntas con “Ninguno de los anteriores”.

descargar facilita aepd

Introducir datos

Si tus respuestas al cuestionario indican que no la empresa no maneja información de riesgo, podrás usar el programa. Para ello tienes que introducir la siguiente información:

  1. Datos de la empresa: nombre, dirección completa, NIF, correo electrónico, descripción actividad.
  2. Clientes: qué información se recogen, quién los proporciona o si se comparten con terceros
  3. Empleados: de dónde se obtienen, para qué se utilizan, si las nóminas son gestionadas por un tercero, datos de candidatos, etc.
  4. Proveedores: qué información se comparte con ellos y para qué se utiliza.
  5. Indicar si se usan cámaras de videovigilancia para seguridad.
  6. Identificar prestadores de servicios: correo de empresa, hosting, etc.

Recibir documentación y cumplir el RGPD

Una vez introducidos todos estos datos, aparecerá un mensaje informativo en el que se recuerdan las acciones que se deben llevar a cabo una vez que la herramienta facilite la documentación. Por ejemplo, incluir las nuevas cláusulas en formularios, revisar contratos actuales e implantar las medidas técnicas y organizativas necesarias para adaptarse al RGPD.

El paso final es descargar el documento que se ha generado en base a la información aportada. Tienes el listado de cumplimiento normativo para facilitar la adaptación al RGPD en dicho documento. Ahora solo queda revisar bien toda la documentación y realizar los cambios pertinentes.

Puedes ver detalladamente todos los pasos a seguir en este videotutorial de la Agencia Española de Protección de Datos:

Facilita RGPD para autónomos

La herramienta no solo está diseñada para ayudar a pequeñas y medianas empresas. Dentro de los profesionales que tratan información de escaso riesgo también están los autónomos y emprendedores.

Los trabajadores por cuenta propia también tienen que cumplir las exigencias de la RGPD si en su trabajo tratan información sensible de terceros. Por ello, también es recomendable usar Facilita RGPD para autónomos.

Como autónomo puedes usar el programa del mismo modo que haría cualquier otra empresa. Basta con seguir las instrucciones del epígrafe anterior.

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✓ Documentación accesible desde panel de usuario

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Facilita RGPD ventajas e inconvenientes

Ventajas de Facilita RGPD:

  • Puede ser de ayuda a toda sociedad que trate información personal que no ponga en riesgo la integridad personal moral. Esto incluye a un gran de porcentaje de empresas en España.
  • La documentación se obtiene mediante un proceso rápido y sencillo de realizar. Un cuestionario tipo test que te llevará unos 15 minutos.
  • Es una herramienta gratuita y que no hace falta descargar.

Inconvenientes de Facilita RGPD:

  • No sirve de ayuda a las empresas o instituciones que traten información personal de alto riesgo. En estos casos será necesario realizar una evaluación de impacto o PIA (Privacy Impact Assesment).
  • Usar la herramienta y descargar la documentación no es suficiente. Es la propia empresa o autónomo quien debe revisarlo todo y adaptarlo de forma “manual” para incluir las cláusulas o documentación pertinente para cumplir la política de privacidad del RGPD.
  • Supone un punto de partida, una orientación. Pero en ocasiones puede no ser suficiente para conseguir una adaptación total a la normativa.

Facilita RGPD opiniones:

Desde que la AEPD pusiera esta herramienta a disposición de las empresa esta herramienta en 2017, han sido muchas las sociedades que han podido cumplir gracias a ella las exigencias del RGPD.

aepd ficheros

La opinión más extendida de los expertos sobre Facilita RGPD es que se trata de una aplicación muy útil pero con limitaciones, puesto que muchas empresas no puede utilizarla, por ejemplo aquellas que traten datos genéticos o biológicos, o que hagan referencia a etnias o religiones. Tampoco puede ser usada por partidos políticos, sindicatos, instituciones religiosas u organizaciones sin ánimo de lucro, entre otras.

Nuestra recomendación es que uses Facilita RGPD si tienes una empresa pequeña que solo trata información básica para las relaciones con clientes, proveedores, empleados y prestadores de servicios. Si necesitas más información, puedes visitar esta guía sobre el RGPD.

Si necesitas asesoramiento personalizado y adaptar tu empresa a la LOPD puedes contactarnos en el teléfono 91 489 64 19 o en el correo electrónico lopd@atico34.com.

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