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Empresas de Trabajo Temporal y protección de datos

6 Mins read

El tratamiento de datos que desarrolla una Empresa de Trabajo Temporal en el marco de sus funciones requiere de un especial estudio dado que el mismo tiene características propias tanto de cara a los candidatos en el marco de un proceso de selección así como con el intercambio de datos con la empresa cliente bajo el contrato de “puesta a disposición”. Estas peculiaridades habrán de tenerse en cuenta de forma adicional a los requisitos que cualquier empleador tiene que cumplir con respecto a sus trabajadores.

El envío por parte de la ETT de los datos de las personas relacionadas con ella a la empresa usuaria de sus servicios constituirá por sí mismo una cesión de datos (tal como razonaremos en puntos posteriores). La legitimación subyace por tanto en las relaciones jurídicas que la ETT tiene tanto con el candidato como con la empresa.

A su vez el tratamiento de los datos por la empresa cliente de la ETT se legitima por ser necesario para el cumplimiento de la relación comercial pactada, exceptuando por tanto de la firma de un contrato de encargado de tratamiento.

normativa ett

Las ETT intercambian con la empresa cliente (en la que el trabajador prestará efectivamente los servicios) documentos de cotización TC2 y nóminas de los empleados, por tanto han de conocer, tal como dispone en la Ley 14/1994 de Empresas de Trabajo Temporal que la empresa usuaria responderá de forma subsidiaria de las obligaciones salariales y de Seguridad Social contraídas por el empleado durante la vigencia del contrato de puesta a disposición, así como la indemnización económica derivada de la extinción del contrato de trabajo.

Normativa

A nivel europeo

Reglamento General de Protección de Datos

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Informe jurídico 0172/2006 de la Agencia Española de Protección de Datos

Resulta preceptivo traer a colación el Informe Jurídico 0172/2006 de la Agencia Española de Protección de Datos donde se resuelve consulta acerca de si las empresas de trabajo temporal son consideradas o no encargadas del tratamiento de datos con respecto a las empresas contratantes con las que pactan la llevanza de la selección y posterior puesta a disposición de trabajadores contratados inicialmente por éstas.

La AEPD dictamina lo siguiente:

  • La responsabilidad y sujeción del trabajador recae en la empresa usuaria, no en la ETT. De la misma forma la dirección y control de la actividad será practicada por la empresa usuaria.
  • La Empresa de Trabajo Temporal no puede acceder a los datos que trate el trabajador, no pudiendo realizar ningún tratamiento de datos en los términos recogidos en el artículo 4.2 del RGPD.
  • Al no existir tratamiento de datos no podrá devolver o destruir datos al término de la relación contractual con la empresa usuaria, característica típica de una relación responsable – encargado.
  • Así mismo, la ETT tampoco podrá implementar y aplicar medida de seguridad alguna sobre ningún tratamiento.

Este informe viene a determinar que la relación entre la Empresa de Trabajo Temporal y la empresa contratante de sus servicios no se tratará de una relación responsable – encargado, sino que la relación entre ambas será de cedente – cesionario. Esto es así porque los datos del trabajador de la ETT a la empresa cliente es una cesión legitimada en virtud de la relación jurídica entre ambas así como con los trabajadores con los que intermedia.

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En virtud a esto no deviene necesario la firma de un contrato de encargado de tratamiento entre ambas. Sin embargo, esto no es óbice para ignorar las siguientes obligaciones de cara al trabajador o candidato con respecto al cumplimiento del deber de información.

Inclusión de una cláusula informativa en el contrato o utilización de un consentimiento expreso para el tratamiento de datos

Esto opera en paralelo al contrato de prestación de servicios entre ETT y empresa, en el mismo habrá que precisar al candidato que sus datos serán cedidos a empresas clientes de la ETT con el fin de participar en procesos de selección y eventualmente trabajar para ellas. En esta cláusula se incluirán cuestiones tales como:

  • Identificación responsable del tratamiento.
  • Finalidad del tratamiento
  • Conservación de datos.
  • Legitimación.
  • Destinatarios (donde incluiríamos a las empresas contratantes).
  • Derechos que puede ejercitar el interesado (acceso, rectificación, cancelación, limitación, portabilidad y oposición al tratamiento en sus datos).

Dada la relevancia de algunos conceptos procederemos a matizarlos en los siguientes apartados.

La finalidad del tratamiento

Los datos tratados por la ETT encontrarán su legitimación en base a los siguientes preceptos del artículo 6 del RGPD así como a la legislación sectorial propia de las empresas de trabajo temporal:

  • El mantenimiento de la relación existente entre usuario y ETT (art. 6.1 RGPD).
  • Cumplimiento de obligaciones legales: esto encuentra base legal en el artículo 43 del Estatuto de los Trabajadores, Ley 14/1994 de regulación de las empresas de trabajo temporal así como en el propio artículo 6.1 del RGPD.
  • Prestación del servicio de intermediación en el empleo solicitado (6.1 RGPD).

Conservación de los datos

Este es un aspecto muy importante a tener en cuenta por parte de las Empresas de Trabajo Temporal dado el alto número de datos tratados de candidatos que queda almacenados en su base de datos a los cuáles, en su gran mayoría, no se les encuentra un proceso de selección acorde a sus intereses y quedan “inactivos” en sus servidores.

Los datos personales recogidos de las personas interesadas deberán conservarse únicamente durante el tiempo imprescindible para dar respuesta al objeto de la prestación. Es por ello, que si se pretende almacenar los datos en una bolsa de empleo más allá de para un procedimiento de selección concreto, hay que informar de este hecho puntualmente al candidato. Todo ello sin perjuicio de la posibilidad del interesado de ejercitar el derecho de cancelación o supresión los sus datos personales.

Con carácter general el plazo de conservación de los datos será de un mínimo de 5 años (con especificaciones tales como los 10 años de conservación para aquellos datos afectos por la Ley de Prevención de Blanqueo de Capitales).

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Destinatarios

En este apartado incluiremos todas las empresas donde se remitirán los datos de los candidatos o seleccionados en el marco de la correcta prestación del servicio pactado entre las partes. Concretamente se define en el RGPD cómo la persona física o jurídica, autoridad pública, servicio u organismo que recibe una comunicación de datos personales.

Dada la problemática que puede suponer para una ETT diferenciar esta figura de la de encargado de tratamiento o responsable con respecto a la relación de la empresa cliente (y destinataria última de los datos de los candidatos) huelga matizar la diferencia entre ambos, la cual estriba en que un destinatario (la empresa contratante) tratará los datos por su cuenta, no por cuenta de la empresa cedente (la ETT).

El RGPD no regula la figura del destinatario per se, ya que asume que son Responsable autónomos de los datos recibidos y se les aplica el Reglamento como tales. La única referencia a esta figura es en cuanto en los supuestos donde se les podrá transmitir los datos, siendo para el cumplimiento de estos requisitos:

  • Imprescindible para la finalidad del tratamiento.
  • Se informa al usuario acerca de esta cesión.

Derechos

Habremos de informar puntualmente a los interesados acerca de los derechos que tienen conferidos en la normativa de protección de datos (acceso, rectificación, cancelación, limitación, portabilidad y oposición al tratamiento de sus datos), facilitando un cauce procedimental sencillo para su ejercicio consistente en una dirección de correo física o electrónica donde remitir la petición así como facilitarle los formularios ad hoc a cumplimentar.

Así mismo le informaremos acerca de la posibilidad de interponer una reclamación directamente frente a la AEPD para el caso que consideren sus derechos en materia de protección de datos violados o ultrajados.

Por último, recoger que el Real Decreto 1796/2010, por el que se regulan las agencias de colocación, se detalla en el art. 5.e) que dichas empresas están obligadas a “garantizar el respeto a la intimidad y dignidad de las personas trabajadoras en el tratamiento de sus datos, sometiendo la actuación en esta materia a la normativa aplicable de protección de datos de carácter personal”, remarcando la necesidad del cumplimiento de todo lo aquí expuesto.

Preguntas frecuentes

¿Desde la ETT tengo que informar a los candidatos de alguna particularidad con respecto a las empresas cliente?

En efecto. Tal como hemos tratado anteriormente en el consentimiento informado que habrá que facilitarle al cliente y en el cuál nos autorizará al tratamiento de datos, tenemos que dejar claro los destinatarios a los que se remitirá la información, teniendo que hacer mención a las empresas cesionarias.

En mi empresa trabajamos regularmente con una ETT para la cobertura de puestos temporales, ¿tengo que firmar un contrato de encargado de tratamiento con ellos?

Esto ha sido un tema controvertido hasta que la AEPD ha sentado criterio. La relación ETT – empresa cliente se trata de una relación cesionario – cedente, siendo cada una responsable de los datos de sus trabajadores, y por lo tanto obrando en consecuencia y atendiendo a las obligaciones que esa figura conlleva respecto al tratamiento de los datos personales.

Si necesitas asesoramiento personalizado, puedes contactarnos en el teléfono 91 489 64 19 o en el correo electrónico lopd@atico34.com.

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