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Digitalización en la empresa: qué es y cómo afrontarla en 2021

11 Mins read

Las nuevas (y no tan nuevas) tecnologías han cambiado la forma en que las empresas se relacionan con sus clientes, proveedores y sus propios trabajadores, la denominada transformación digital de las empresas (y la sociedad) ha comenzado y aquellos que no quieran quedarse atrás, deben llevar a cabo una serie de cambios profundos, que bien aplicados, revertirán en beneficios para las empresas, gracias al aumento de la productividad y el volumen de negocio. En este artículo vamos a analizar en qué consiste la digitalización de las empresas y cómo deben afrontarla.

¿Qué es la digitalización de empresas? Definición

Si tuviésemos que dar una definición de lo que es la digitalización de empresas, una aproximación sería el proceso mediante el cuál se logra la transformación digital del modelo de negocio, para lo que se implementan nuevas tecnologías, herramientas digitales y recursos tecnológicos, con el objetivo de optimizar todos los procesos productivos y actividades, así como las relaciones con las personas, tanto a nivel externo como interno.

Para entenderlo, la digitalización de la empresa va más allá de poner ordenadores, digitalizar documentos, vender productos por Internet o implementar el teletrabajo. La digitalización y transformación digital de la empresa es un proceso global y profundo mediante el cual, la empresa redefine y adecua su modelo de negocio para adaptarse a los cambios sufridos en los hábitos y costumbres tanto de consumidores (B2C, negocio a cliente) como de otras empresas (B2B, negocio a negocio).

La digitalización de la empresa nos permite estar más cerca de nuestro cliente, encontrar nuevas oportunidades de negocio y mejorar la productividad.

Objetivos de la digitalización empresarial

La digitalización en empresas tiene varios objetivos que ayudarán a mejorar diferentes aspectos de las mismas.

Mejorar la experiencia de los clientes

Como decíamos más arriba, los hábitos de consumo y la forma en la que los clientes se relacionan con los comercios o los proveedores de servicios han cambiado con la llegada y el desarrollo de las nuevas tecnologías. Ahora, los consumidores esperar cierto grado de inmediatez, de poder consultar información relativa a un servicio que tengan contratado en tiempo real y desde cualquier dispositivo. Quieren poder realizar una compra en un o dos clics, sin tener que detenerse a rellenar formularios cada vez que lo hacen. Quieren decidir qué información recibir y cuándo recibirla y que esta relación les sea relevante.

En definitiva, a través de la digitalización, las empresas pueden adaptarse a estas nuevas formas de relación y comunicación para mejorar la experiencia de los clientes, para fidelizarlos y asegurar su retorno.

Atraer y retener el talento

La digitalización de las empresas también ayuda a mejorar las condiciones y el ambiente de trabajo, lo que a su vez redunda en la atracción y retención del talento. Por ejemplo, las TIC han permitido que la implementación del teletrabajo o el trabajo a distancia sea una realidad, haciendo que las empresas puedan ofrecer a sus empleados la posibilidad de trabajar desde cualquier sitio en el que tengan conexión a Internet.

Además, la digitalización ha permitido introducir nuevas formas de organizar el trabajo y medir la productividad no en base a las horas que un trabajador pasa en su puesto de trabajo, sino en base a la consecución de objetivos. La adopción de sistema como AGILE o Scrum han permitido a las empresas a mejorar su productividad, pero también a facilitar a sus empleados la posibilidad de teletrabajar o tener horarios flexibles.

Aumentar la productividad

Directamente relacionado con el punto anterior, la digitalización ayuda a mejorar la productividad, no solo porque tener trabajadores más satisfechos y motivados es un punto clave, sino también porque el paso de lo analógico a lo digital en todas las áreas de la empresa, permite agilizar los procesos de producción, así como reducir tiempos y costes en algunas áreas.

Por ejemplo, a través del análisis de los datos obtenidos de nuestros clientes, se puede determinar qué tipo de producto compran más o por qué lo hacen, se pueden predecir comportamientos y tendencias o futuras necesidades a cubrir. Esto ayuda en el proceso de toma de decisiones y la priorización de unas acciones sobre otras y hacia donde se deben dirigir los esfuerzos de toda la organización.

Aumentar el volumen de negocio

Si atraemos más clientes y mejores trabajadores, más especializados y motivados, y el aumento de productividad va de la mano de una adecuada estrategia basada en el análisis de datos, el resultado es un aumento del volumen de negocio. La transformación digital puede mejor el nivel ventas y beneficios de la empresa y, además, en ocasiones sin la necesidad de hacer grandes inversiones.

Y aun cuando se trate de inversiones más grandes, invertir en nuevas tecnologías que ayuden a mejorar los procesos de producción y a la toma de decisiones, siempre implica un retorno de la inversión. Además, la digitalización acaba llevan a tener menos gastos operativos, puesto que reducen tiempos y se automatizan ciertos procesos, incluidas algunas tomas de decisiones.

Un cliente satisfecho no solo con el producto comprado o servicio contratado, sino con el trato recibido y la experiencia de compra o contratación, es más probable que vuelva o permanezca con nosotros. Y la digitalización juega un papel importante en ese sentido.

Adaptar la empresa a los cambios del mercado

La tecnología sigue desarrollándose y lo seguirá haciendo en el futuro, por ello, dar el paso y comenzar el proceso de digitalización de la empresa ayudará a adaptarse no solo a las nuevas formas de consumir y comunicarse que ya están presentes en nuestro día a día, así como a las nuevas formas de producción, sino que también permitirán adaptarse a los nuevos cambios que sufrirá el mercado en el futuro.

Adaptar la empresa a la digitalización

¿Cómo afrontar una digitalización empresarial?

Afrontar lo que se ha venido a llamar la cuarta revolución industrial o la digitalización 4.0, puede suponer un reto para cualquier empresa, con independencia de su tamaño (a esta aventura pueden apuntarse tanto grandes empresas como pymes) y aunque no existe una guía definitiva para llevarlo a cabo, si que podemos señalar algunos puntos clave que se deben tener en cuenta a la hora de dar este paso.

Dirección y trabajadores

El proceso de digitalización de las empresas va de arriba abajo, es decir, comienza en la dirección y el diseño de un plan estratégico a seguir para transformar todas aquellas áreas que sean necesarias para alcanzar los objetivos planteados. En esencia, crear un nuevo modelo de negocio basado en las debilidades y fortalezas tecnológicas que tiene la empresa.

Este no será un proceso sencillo e involucrará a toda la plantilla, que en muchos casos, deberá afrontar procesos de formación para poder adaptarse a un trabajo más especializado y a las nuevas metodologías que se quieran adoptar para mejorar la productividad. La digitalización pone de relevancia el trabajo en equipo, donde cada miembro tiene un rol y unas funciones asignadas, así como unos objetivos que cumplir. Determinar qué trabajadores están capacitados para asumir posiciones de liderazgo es fundamental, así como saber si se cuenta o no con los perfiles adecuados (si es necesario formar o contratar nuevas personas).

Es importante marcarse objetivos realistas, la digitalización no es algo que se pueda llevar a cabo en unos pocos días, debe enfocarse como una carrera de fondo, con «checkpoints» o pequeños objetivos que ir alcanzando a lo largo de un período de tiempo determinado, dentro de cual se llevarán a cabo evaluaciones para saber si están alcanzado esas pequeñas metas.

Evidentemente, no todas las empresas llevarán a cabo la transformación digital de la misma forma o tendrás las mismas necesidades, puesto que el proceso será diferente para una empresa que desarrolla software (para quien será más fácil adoptar los cambios necesarios), que una empresa que ofrece servicios o una fábrica que produce algún tipo de bien de consumo.

Cada tipo de empresa, en función de su actividad, deberá adoptar las medidas y tecnologías necesarias que le permiten mejorar su relación con los clientes (particulares u otras empresas o profesionales), la experiencia de estos al tratar con la empresa, así como mejorar sus procesos de producción y su relación con los trabajadores.

El cliente

Y sí, la digitalización pasa por estudiar al cliente y entenderlo, ser capaces de perfilar sus necesidades y satisfacerlas. Ese nuevo modelo de encogió que hemos mencionado antes debe tener al cliente como el eje central.

Antes dijimos que las personas han cambiado sus hábitos de consumo y su forma de relacionarse con las empresas; no se trata solo de la inmediatez o la calidad de productos o servicios, sino todo el proceso de compra o contratación y posterior, es decir, de toda la experiencia del cliente con la empresa, desde el momento en que entra en contacto con ella hasta que finaliza la transacción.

Ofrecer experiencias y trato personalizado es clave en ese sentido y la digitalización ayuda a conseguirlo, como ya dijimos, a través del análisis de datos recogidos de los consumidores, de sus hábitos, sus patrones de comportamiento, de cómo deciden y por qué deciden comprar un producto sobre otro, de su relación con la marca, etc.

Y es importante entender la relación que actualmente tienen los clientes con la tecnología, cómo la emplean en sus procesos de comunicación, decisión y compra, para poder así implementarla en los propios procesos de la empresa.

Subvenciones a la digitalización de empresas

El proceso de transformación digital, si bien puede llevarse a cabo a través de pequeñas inversiones, no deja de suponer un gasto para las empresas, especialmente para aquellas todavía muy ancladas en el modelo de negocio tradicional y analógico. Para fomentar la digitalización en España existen diferentes subvenciones estatales y autonómicas que las empresas pueden solicitar cuando se abren las convocatorias.

Entre ellas, encontramos las gestionadas por Red.es, una entidad pública dependiente del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, cuyos proyectos se gestionan gracias a la financiación de la UE, a través del FEDER (Fondo Europeo de Desarrollo Regional) y del FSE (Fondo Social Europeo). Podéis encontrar todas las subvenciones que gestionan a través de su sección de Convocatorias y ayudas.

La Cámara de Comercio también cuenta con varios programas de ayuda para adoptar diferentes aspectos de la digitalización en las empresas. Se trata de programas financiados hasta un 85% a través de las comunidades autónomas y el FEDER:

Finalmente, también se puede consultar el Portal de Ayudas que congrega a los Ministerios de Industria, Comercio y Turismo, Economía y Empresa y Para la Transición Ecológica para encontrar convocatorias destinadas ayudar con la digitalización de las empresas.

Conclusiones

Las nuevas tecnologías han cambiado la sociedad y lo siguen haciendo, digitalizarse no es abrir una web de venta de productos o una web corporativa, digitalizarse es cambiar todo el modelo de negocio y la mentalidad de toda la compañía, desde la dirección a los trabajadores, es poner el al cliente y su experiencia en el centro de todo y lograr que sea él el que se acerque a nosotros. Es aprovechar la tecnología para mejorar procesos y adaptarse las demandas de los consumidores.

digitalización empresas

La digitalización en 2021 ¿opción u obligación?

En ese sentido, la digitalización en 2021, especialmente con la llegada y el desarrollo de la tecnología 5G y el IoT (Internet de las cosas) se convierte en una obligación más que una opción. Además, la experiencia vivida con la pandemia de Covid-19 durante el 2020 ha puesto de manifiesto la necesidad de implementar tecnologías y metodologías basadas en la digitalización que permitan a las empresas (o la mayoría de ellas) poder seguir operando aun en momentos en los que los trabajadores no pueden acudir al centro de trabajo.

Pero más allá de situaciones de crisis puntuales, los beneficios que trae consigo la digitalización (y que hemos visto a lo largo de este artículo), deberían ser motivos suficientes para dar el paso y comenzar el proceso. Los consumidores no solo esperan encontrar el mismo trato, experiencia y facilidades que disfrutan ya con algunas compañías, sino que lo demandan y si no lo obtienen, cambian.

La digitalización es, por tanto, el paso necesario para no quedarse atrás.

Ejemplos de empresas que se han digitalizado en los últimos años

Veamos algunos ejemplos de empresas que se han digitalizado en los últimos años, si bien es cierto que a poco que miremos a nuestro alrededor, veremos que son muchas las grandes compañías que han iniciado ese camino. Por ejemplo, la banca es un sector que ha abordado la digitalización desde hace algunos años y que podemos ver en la proliferación de la banca online, las apps de los bancos que nos permiten operar desde nuestro móvil o la posibilidad de pagar con el móvil.

Pero vamos a ejemplos más concretos. El primero lo protagoniza Seat, esta empresa automovilística española llevar algunos años llevando a cabo su transformación digital, como muestra el lanzamiento de su programa de innovación Breaking Fan en 2017.

Con este programa para captar talento, Seat invitaba a startups, estudiantes, diseñadores e investigadores a proponer soluciones a los retos que planteaba la producción.

Además, de este programa, también ha puesto en marcha CODE (Center of Digital Excellence), un centro de desarrollo de software para mejorar la eficiencia de la empresa a través de la digitalización de procesos y el desarrollo de nuevos modelos de negocio.

Endesa es un ejemplo de transformación digital en el sector eléctrico. Desde 2015 tiene en marcha un plan de transformación digital, cuyo principal objetivo es facilitar la integración y el desarrollo de la generación de energías renovables, para ello comenzaron la implantación de contadores digitales, que permitiesen convertir la red en una red inteligente (este proyecto está prácticamente finalizado) y así permitir la automatización de la gestión de la red.

Como ejemplo de cómo aprovechar el Big Data en la transformación digital, tenemos la cadena Starbucks. La compañía creó una aplicación móvil con la que premiar la lealtad del cliente. Esta app no solo se dedica a la promoción y venta, sino que supone toda una plataforma digital para la compañía con la que fidelizar a sus clientes. La app puede dar avisos de que es tiempo de descanso y permitir comprar el café en el Starbucks más cercano desde el móvil, para que cuando se llegue al establecimiento, ya esté listo.

A través de la información recogida en la app, Starbucks puede personalizar completamente la experiencia de cada cliente, promocionando y ofreciéndole aquello que sabe que tiene más probabilidades de comprar.

Digitalización y teletrabajo y el momento Covid19

Lo hemos señalado un poco más arriba; el Covid-19 ha supuesto un espaldarazo a la digitalización de las empresas, muchas de las cuales se vieron en la necesidad de invertir rápidamente en equipos y tecnologías que permitiesen a sus empleados teletrabajar desde casa.

Pero no solo ha sido un proceso de proporcionar medios y equipos, los trabajadores también han tenido que adaptarse a esta nueva forma de trabajo en remoto, a trabajar por objetivos, a gestionarse el tiempo de una forma algo diferente.

Además, el confinamiento puso a prueba a muchas empresas, que en muchos casos han tenido que reinventarse para poder seguir llegando a sus clientes y poder seguir ofreciéndoles los mismos servicios y productos. Los desafíos de esta situación coyuntural, que se ha alargado en el tiempo, han hecho que el gasto en tecnologías y servicios de transformación digital aumentar un 10,4% en 2020 (en torno a 1,3 billones de euros), el aumento más significativo en años.

Los cambios provocados en los hábitos de consumo durante la pandemia han llegado para quedarse y esos cambios han transformado también el modelo de negocio de muchas empresas, que vieron en la digitalización la única vía posible para poder seguir adelante y no perder más clientes.

Helena Ramírez

About author
Licenciada en Periodismo por la Universidad Complutense de Madrid. Redactora de contenidos informativos, jurídicos y empresariales, Internet, nuevas tecnologías, entorno digital, ciberseguridad y protección de datos.
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