Todo sobre el Data Governance o gobierno de datos

Las organizaciones recopilan una enorme cantidad de información. Estos datos deben organizarse para poder extraer valor de ellos e impulsar las decisiones comerciales. No administrar los datos correctamente puede causar ineficiencias en los procesos, duplicación de datos y puede incurrir en sanciones por no cumplir con las normativas de datos. Debe haber un método para recopilar, eliminar, procesar y administrar datos internos y externos, y aquí es donde entra en juego la gobernanza de datos o Data Governance. En este post analizaremos el concepto de Data Governance, para qué sirve, sus principios básicos y cómo implementarlo en la empresa.

¿Qué es el Data Governance o gobierno de datos?

El Data Governance o gobierno de datos consiste en gestionar la integridad, seguridad, usabilidad y disponibilidad de los datos utilizados en una empresa. Un programa de data governance eficaz debe incluir un consejo de gobierno, una serie de procedimientos bien definidos y un plan para ejecutar dichas políticas.

Ha ganado relevancia y prominencia en los últimos años con la creciente importancia del Big Data y Business Intelligence para un número creciente de organizaciones. Con un gobierno de datos preciso, muchas fuentes de datos complejas que actualmente contribuyen a la toma de decisiones se pueden administrar y monitorizar a través de las muchas capas en las que existen. En última instancia, esto brinda a las empresas la vista de datos más unificada y consistente posible.

Es importante recordar que la gestión de datos y el gobierno de datos no son lo mismo. Una forma de recordar la diferencia es pensar en la gestión de datos como un esfuerzo de TI que tiene como objetivo organizar y controlar sus datos, mientras que el gobierno de datos es la estrategia empresarial que es más holística e incluye a las partes interesadas en toda la organización.

El gobierno de datos empresariales establece y sigue los procesos, sistemas y pautas requeridos para escalar, organizar y usar los datos de una organización de manera óptima. Es la responsabilidad que tiene una empresa hacia los datos de los clientes.

La gobernanza de datos consta de políticas, procesos, reglas y regulaciones de datos que guían a las organizaciones sobre cómo recopilar, almacenar y administrar datos. La coherencia en la gestión de datos hace posible que las organizaciones actúen sobre los datos.

¿Para qué sirve el gobierno de datos?

Un marco de data governance bien administrado respaldará la transformación empresarial para operar en una plataforma digital en muchos niveles dentro de una organización:

• Gestión: para la alta dirección, esto garantizará la supervisión de los activos de datos corporativos, su valor y su impacto en las cambiantes operaciones comerciales y las oportunidades del mercado.
• Finanzas: para las finanzas, esto salvaguardará informes consistentes y precisos
• Ventas: para ventas y marketing, esto permitirá una visión confiable de las preferencias y el comportamiento del cliente.
• Adquisiciones: para la gestión de la cadena de suministro y adquisiciones, esto fortalecerá la reducción de costes y las iniciativas de eficiencia operativa basadas en la explotación de datos y la colaboración del ecosistema empresarial.
• Producción: para la producción, esto será esencial en la implementación de la automatización.
• Legal: por razones legales y de cumplimiento, esta será la única forma de cumplir con los crecientes requisitos reglamentarios.

Data Governance significa datos mejores, más eficientes y más limpios, lo que significa mejores análisis, lo que significa mejores decisiones comerciales, lo que significa mejores resultados comerciales. Mejor posicionamiento en el mercado. Mejor Reputación. Y mejor margen de beneficio.

Características del gobierno de datos

Se han propuesto los siguientes ocho principios del Data Governance para ser adoptados en las iniciativas de gobernanza de datos:

Integridad

Las partes interesadas en la gobernanza de los datos deben ejercer integridad y honestidad al discutir cuestiones relacionadas con los datos.

Ser veraz y transparente también garantiza que las prácticas de recopilación de datos cumplan con las normativas como el RGPD.

Transparencia

Todas las prácticas de gobierno de datos implementadas en una organización deben ser transparentes. Esto incluye ser abierto con las partes interesadas sobre las decisiones relacionadas con los datos y cómo la organización recopila y utiliza datos internos y externos.

Auditabilidad

Los procesos relacionados con los datos que pertenecen a la gobernanza de datos serán auditables. Los datos recopilados también serán auditables para compararlos con los estándares de datos y comprender su utilidad para un propósito específico.

Responsabilidad

El Data Governance decidirá las responsabilidades de los procesos, roles y políticas interfuncionales relacionados con los datos. La responsabilidad debe asignarse a las partes interesadas en varios equipos para garantizar que todos obtengan acceso a los datos a través de procesos de gobierno de datos estándar.

Mayordomía

El gobierno de datos definirá las responsabilidades de los administradores de datos y las actividades de administración para garantizar que las reglas y regulaciones relacionadas con los datos se implementen de manera adecuada y que los datos sean fácilmente accesibles para las partes interesadas relevantes.

Cheques y balances

La gobernanza de datos descentralizará la responsabilidad para que se extienda entre múltiples equipos relacionados.

Estandarización

El Data Governance introducirá medidas de estandarización para que los datos sean utilizables para varios casos de uso.

Gestión de cambios

Introducirá políticas de gestión de cambios para facilitar la estructura y el uso de datos maestros y metadatos.

Objetivos del Data Governance

El gobierno de datos empresariales se puede referir a diferentes aspectos. Por un lado, puede estar enfocado directamente a las organizaciones. También puede referirse a las políticas, normas, directrices y reglas internas de dichas organizaciones.

A su vez, el Data Governance también puede relacionarse con los derechos de decisión, o las maneras en que la empresa “decide cómo decidir”. Por otro lado, también se puede aplicar al ámbito de la responsabilidad en la empresa. Y, por último, se puede aplicar a los procedimientos y métodos usados por aquellas personas o sistemas de información que realizan tareas y procesos relacionadas con al manejo de información.

En cualquiera de estos, casos, la misión del Data Governance se resume en tres puntos:

• Definir, acotar y reunir unas reglas definidas para el gobierno de los datos.
• Resolver problemas relacionados con el tratamiento de la información.
• Supervisar el cumplimiento de las reglas y ofrecer apoyo constante a los interesados.

¿Qué tipo de organizaciones necesitan Data Governance?

Los datos son posiblemente el activo más importante que tienen las organizaciones. El data governance ayuda a garantizar que los datos sean utilizables, accesibles y protegidos. Además, ayuda a evitar inconsistencias de datos o errores en los datos, que conducen a problemas de integridad, mala toma de decisiones y una variedad de problemas organizacionales.

La gobernanza de datos también juega un papel esencial en el cumplimiento normativo, lo que garantiza que las organizaciones cumplan de forma coherente con todos los niveles de requisitos normativos. Esto es clave para minimizar los riesgos y reducir los costos operativos. Además, Europa prepara una Ley de gobernanza de datos que será obligatoria más pronto que tarde.

En esencia, el gobierno de datos conduce a una mejor calidad de los datos, menores costes de administración de datos y un mayor acceso a los datos para todas las partes interesadas. El resultado es una mejor toma de decisiones y mejores resultados comerciales.

El data governance  se enfatizó una vez como esencial para aquellas industrias con cumplimiento normativo, como es el caso de finanzas y seguros. Hoy, este énfasis se ha trasladado a una gama mucho más amplia de industrias, particularmente en Europa con la reciente implementación del nuevo RGPD.

En vista de esto, todas las organizaciones que manejen datos (o sea, todas) deberían tener una política de Data Governance.

¿Cuándo incluir sí o sí el Data Governence en una empresa?

Hay algunos casos en los que resultará necesario apostar por el Data Governance o gobierno de datos para garantizar el buen funcionamiento de la empresa y de los flujos de información:

• Cuando el crecimiento de la empresa imposibilite seguir usando sistemas de gestión tradicional para hacer frente a todas las actividades relacionadas con los datos.
• En aquellos casos en los que los datos de la organización alcancen tal volumen y complejidad que no puedan ser tratados con sistemas de datos tradicionales.
• Cuando los arquitectos de la información o data architects requieran la ayuda de programas multifuncionales que les permitan tener una visión 360º de los datos de la organización.
• En los casos en los que las normativas, regulaciones o acuerdos contractuales obliguen a establecer procesos de Data Governance más precisos y formales.

7 fases para un Data Governance efectivo

Es necesario definir estrategias de gobierno de datos, alcances y tener órganos de gobierno de datos para aplicar estas estrategias. A continuación vemos cómo implementa un gobierno de datos.

Definir las estrategias y los alcances de la gobernanza de datos

Un buen lugar para comenzar con los objetivos del Data Governance es identificar áreas de mejora. En lugar de ir con todo, elige un par de áreas cruciales que afectarían significativamente a la organización en poco tiempo. Podría ser para resolver fuentes de datos que generan datos duplicados o realizar los cambios necesarios en la forma en que la organización administra los datos confidenciales de los usuarios.

Establece tu visión que respalde tus objetivos comerciales, determina su prioridad y enfoque.

Establecer grupos de gobierno de datos

La organización debe designar a las partes interesadas con roles relevantes para la gestión de datos y la administración de datos. La organización debe fomentar la colaboración entre TI y los departamentos correspondientes para garantizar el éxito de las iniciativas de gobierno de datos.

• Comité Directivo de Gobernanza de Datos (DGSC): establece una visión
• Oficina de gobernanza de datos (DGO): implementa la visión y hace cumplir las políticas
• Data Governance Stewards (DGS): para ejecución e implementación.

Define y recopila políticas y reglas

Comprender las regulaciones y las necesidades de interoperabilidad de datos.

Comprender los procesos y procedimientos

Entender el flujo de datos, flujo de trabajo, entrada / salida y procedimientos de en los centros de procesado de datos.

Dependiendo de tus objetivos, identifica los puntos de datos que necesitarías y sus fuentes. Por ejemplo, si deseas fusionar datos de clientes duplicados, las fuentes de datos potenciales podrían ser CRM, soporte al cliente y software de automatización de marketing.

Colaboración

Dado que los grupos de gobierno de datos están compuestos por equipos multifuncionales, la colaboración entre ellos es la clave del éxito. Un buen modelo de datos se construye en base a los esfuerzos comunes de Business Data Steward / Analyst y Data Architect, y es verificado por Data Quality Lead / QA.

Utilizar herramientas de software en la gestión de datos maestros, modelado de datos, gestión del flujo de trabajo, calidad de datos y análisis

La definición de un glosario empresarial completo (datos maestros de la empresa) se basa en los esfuerzos de los expertos de la industria y los analistas empresariales. Una forma eficaz es crear un Wiki de intranet que permita a las personas autorizadas agregar, eliminar y actualizar elementos, y Data Architect puede hacer referencia a estos elementos en el diseño de modelado de datos.

La mayoría de las organizaciones comienzan con la construcción del modelo de datos y se saltan los pasos del glosario empresarial y el mapeo semántico, que es lo que debemos hacer a través del programa de gobierno de datos.

Auditoría, Métricas y Seguridad

Esto es para monitorizar la integridad de los datos, la validación de datos, informar problemas y evaluar los esfuerzos de solución de problemas. Esto también es para aplicar autenticación y autorización a sistemas para administrar el acceso a datos.

Herramientas de Data Governance

¿Cuáles son las herramientas del gobierno de datos para gestionar sus procesos? A continuación te mostramos una lista con el software de gobierno de datos más popular.

OvalEdge

Es un conjunto de herramientas de gobernanza de datos asequible y un catálogo de datos. La unificación de estas dos capacidades lo convierte en un producto versátil para el descubrimiento de datos, el gobierno de datos y el cumplimiento de las normas de privacidad de datos.

Sus características incluyen linaje de datos automatizado, glosario empresarial, flujos de trabajo para el acceso a datos, colaboración con pares, etc.

Xplenty

Es una plataforma de integración de datos, ETL y ELT. Es una solución basada en la nube para crear canalizaciones de datos simples y visualizadas para tu almacén de datos. Proporciona funcionalidades para integrar, procesar y preparar datos para análisis en la nube. La plataforma te permitirá implementar ETL, ELT o una solución de replicación.

Xplenty es una plataforma elástica y escalable que puede ejecutar tareas de replicación simples y transformaciones complejas. Puedes organizar y programar canalizaciones de datos con la ayuda del motor de flujo de trabajo de Xplenty.

Talend

Proporciona soluciones para integración en la nube, integración de datos, gobernanza de datos, integración de API y aplicaciones, etc. Tiene soluciones de código abierto para integración de datos, big data, preparación de datos y bus de servicios empresariales.

Talend Data Fabric proporcionará una solución de datos de un extremo a otro. Esta plataforma tiene características que incluyen más de 900 conectores y componentes, administra datos en cualquier entorno, aprendizaje automático integrado y capacidades de gobierno de datos.

Informatica

Proporciona una solución para el cumplimiento y la gobernanza de datos. Su solución de gobernanza de datos empresariales se puede implementar en las instalaciones o en la nube. Esta solución puede ser utilizada por equipos comerciales, de TI y de seguridad.

Proporcionará las funcionalidades para administrar los riesgos de datos del RGPD, detecta y protege los datos confidenciales de los clientes y garantiza que tu información de contacto esté actualizada, sea precisa y completa.

Clearswift Information Governance

Tiene características y funcionalidades de visibilidad de la información, seguimiento y rastreo de información y redacción adaptable.

Realiza la aplicación inteligente de políticas analizando la información. Según el contenido, la autorización y los requisitos reglamentarios, implementa políticas automáticamente. Puede rastrear una gran cantidad de datos. Puede monitorizar muchas transacciones de comunicación.

Beneficios de la gobernanza de datos

Existen numerosos ejemplos de gobernanza de datos que dejan claro los beneficios que se derivan de la implementación de un marco de gobierno de datos, en lugar de no tener nada en absoluto.

Por ejemplo, la razón por la que el data governance existe como un concepto en primer lugar es establecer una comprensión común de los datos en toda la organización. Esto incluye proporcionar una visión coherente de la información, así como una terminología común para ella, en toda la empresa en su conjunto.

Otros de los ejemplos de data governance que demuestran sus beneficios para la empresa tienen que ver con la usabilidad de los datos, la seguridad, el uso de los metadatos, la calidad de los datos, su integración y preservación.

Una de las mayores ventajas de implementar prácticas de gobierno de datos es que permite establecer fácilmente una versión única de la verdad para proveedores o terceros que sean relevantes para la organización.

Una vez que tengas un entendimiento común, junto con una ‘versión única de la verdad’ para cada dato relevante, naturalmente se deduce que la calidad de tus datos (es decir, aspectos como la precisión o consistencia de la información) debe también mejorar.

Otros beneficios de la gobernanza de datos incluyen:

• Facilitar el escalado de la empresa (especialmente en términos de su panorama y sistemas de TI) gracias a datos consistentes
• Potenciar una toma de decisiones mejor y más informada gracias a mejores datos
• Permitir que tu organización use los datos de manera más efectiva (convirtiéndolos automáticamente en un activo más valioso).

A medida que crece el desafío de administrar datos organizacionales críticos, los fabricantes están adoptando estrategias de gobernanza de datos para proteger la integridad de sus valiosos activos empresariales y optimizar sus iniciativas de administración de datos maestros y administración de información de productos.

El gobierno de datos es cada vez más importante a medida que crece el volumen de datos y las organizaciones de todos los tamaños enfrentan el desafío de mantener una única versión de la verdad para cada uno de sus dominios de datos críticos.