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Cumpliendo con el RGPD en una inmobiliaria

7 Mins read

Las empresas del sector inmobiliario que prestan servicios on line (páginas web de compra-venta, alquiler, simulaciones de hipotecas, intermediación…) se verán afectadas por el nuevo Reglamento General de Protección de Datos.

Te recomiendo leer este artículo (12 o 15 minutos) que está pensado para facilitar la adaptación a la nueva Ley de Protección de Datos a las inmobiliarias.

¿Qué normativas existen sobre protección de datos?

Existen dos normativas que regulan el tratamiento de datos personales:

  • RGPD (Europa)
  • LOPDGDD (España)

Finalidad del RGPD

El principal fin de la nueva normativa europea es aportar un marco único comunitario para la protección de datos.

Pero hay que celebrar que trae consigo una disminución de los trámites burocráticos, por lo que si solo realizas tratamientos de datos que entrañan poco riesgo como nombre, apellidos, correo electrónico… será más sencillo y ágil cumplir con la normativa.

Pero ¡atento! con esta nueva norma, se debe adquirir un mayor compromiso con la privacidad y la gestión de los datos.

Nuevas obligaciones

En este sentido, entre las nuevas prácticas que las inmobiliarias deben realizar en su negocio para adaptar su actividad se encuentran:

Consentimiento

Procurar el consentimiento inequívoco, y no tácito, del cliente para el uso de sus datos.

Es decir, el cliente deberá realizar un acción afirmativa que nos permita tratar los datos, como por ejemplo poniendo un tick en una casilla o firmado un documento.

Notificación brechas de seguridad

Estaremos obligados a notificar una brecha o violación de seguridad si la misma afecta a datos personales y cuando la misma constituya un riesgo para los derechos y las libertades de las personas físicas.

Nuevas cláusulas e información

Hay que dar mayor información al cliente.

Le debe quedar claro quién trata sus datos, como los trata y por qué los trata.

También habrá que incluir nuevas clausulas de elección del proveedor que nos realiza un servicio, como la empresa informática o la gestoría que nos elabora las cuentas.

Mediante el uso de modelos de cláusulas informativas claras, transparentes, redactadas en un lenguaje sencillo y comprensible, y permitiendo manifestar de manera afirmativa su consentimiento.

Si nosotros cumplimos la normativa, ellos también deberán hacerlo.

EIPD

Cuando iniciemos un nuevo tratamiento, como por ejemplo la puesta en marcha de una página web con formulario de contacto, deberemos hacer un análisis previo de los riesgos que conlleva para las personas que dejan sus datos en él.

Las empresas inmobiliarias llevan a cabo procesos automatizados de elaboración de perfiles de sus clientes para segmentarlos en función de sus edades, poder adquisitivo, intereses, sus gustos y preferencias mostradas con su navegación, etc.

En ciertos casos, debido al riesgo, este análisis previo deberá tomar la forma de una Evaluación de Impacto en la Protección de Datos Personales (PIA).

Así valorar la idoneidad, necesidad y proporcionalidad de ese tratamiento, los riesgos que entraña para los derechos y libertades de los interesados.

Códigos de conducta y certificados

Ahora podremos sumarnos a códigos de conducta y certificados que promuevan desde nuestro sector de actividad y cumpliendo las directrices de los mismos, podremos demostrar que cumplimos la normativa.

¡Esto es muy importante! ya que muchas empresas te solicitarán que estés al día con la normativa para trabajar contigo.

Nuevos derechos

A los tradicionales derechos ARCO (Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición), se le suman dos:

  • derecho al olvido
  • derecho a la portabilidad de los datos

LOPD para inmobiliarias

La Ley de Protección de Datos tiene como finalidad garantizar la protección y buen tratamiento de datos de carácter personal.

Esta queda bajo el paraguas del RGPD, sí lo cumples no tienes de que preocuparte.

No obstante, en el siguiente apartado te proponemos una serie de sencillos pasos para que puedas adaptar tu negocio a la LOPD.

Cómo implantar la normativa

Entendemos que estas normas pueden ser difíciles de entender o nos quitan tiempo para atender correctamente a los clientes.

Por eso, desde Grupo Ático34 recomendamos que se cuente con asesoramiento de una consultora experta en materia de privacidad para que te pueda guiar y ayudar a cumplir la LOPD.

Pero si crees que puedes con ello, ¡adelante!

Sin embargo queremos ayudarte, por lo que aquí podrás encontrar unos sencillos pasos para que puedas implantar en tu negocio esta normativa.como cumplir la normativa de proteccion de datos en inmobiliarias

Identificar los tratamientos

Se deben identificar los tratamientos que contengan datos de carácter personal, cada tratamiento se consideraría un fichero.

Con total seguridad, serán datos o ficheros de:

  • empleados
  • clientes o pacientes
  • proveedores
  • videovigilancia
  • usuarios web

A continuación, especificar la finalidad para que se usan esos datos.

Reconocimiento del nivel de seguridad que se les aplica

Una vez identificados los tipos de datos que tratamos deberemos analizar si ello implica un riesgo para esas personas, ya que no es lo mismo tratar solo un correo electrónico que una historia clínica.

Por tanto, tenemos que establecer las medidas de seguridad que aplicaremos a los datos personales.

Evaluación de Impacto

Como ya mencionamos con anterioridad, en ciertos casos, este análisis previo deberá tomar forma de EIPD, debido al tipo de datos tratados o el riesgo que puede suponer su tratamiento para los afectados.

que es una evaluacion de impacto. rgpd

Elaboración del Documento de Seguridad

El Documento de Seguridad, es un documento en el cual se resume todo aquello relativo al tratamiento de datos personales dentro de la actividad profesional, como por ejemplo:

  • ficheros inscritos
  • contratos de encargo de tratamiento
  • empleados que acceden a los datos
  • sistemas de seguridad instalados
  • inventario de sistemas que tratan los datos, como ordenadores
  • registro de incidencias

Formación

El Responsable del Fichero, normalmente en el caso de las inmobiliarias es uno mismo, deberá tener una mínima formación en la materia que le permita tratar los datos conforme a la normativa.

Información a los propietarios de los datos

Es necesario informar a los afectados por el tratamiento de, al menos:

  • el nombre del responsable
  • la legitimación para la recogida de los datos, es decir, el por qué podemos tratar sus datos
  • para que se usan
  • cómo ejercitar los derechos

Plazo de conservación de los datos

Una de las novedades que nos presenta el RGPD, mediante su principio de Accountabilty (responsabilidad proactiva), es la necesidad de informar del plazo de conservación de los datos.

Por desgracia no existe un plazo mínimo de conservación único, sino que dependiendo de la documentación que se trate sera un periodo determinado u otro.

No obstante, si deseas saber hasta cuando puedes guardar la documentación dependiendo de cuál se trate, te recomendamos que pinches en el siguiente enlace, en el cual hemos elaborado una lista con los plazos de conservación obligatoria de la documentación.

Registro de las Actividades de Tratamiento

Posteriormente solo ciertas actividades que traten datos específicos deberán llevar a cabo un registro interno de estos ficheros.

Este registro interno será conocido como Registro de las Actividades de Tratamiento.

en que consiste el registro de las actividades de tratamiento del rgpd

Auditorías periódicas

¡Hay que estar siempre al día! por lo que habrá que establecer unos procedimientos por los que, ya sea nosotros o un experto externo, analice periódicamente que cumplimos con la ley y si no es así para ponerle remedio lo más rápidamente posible.

Estos informes serán revisados por el Responsable de Seguridad, que elevará las conclusiones al Responsable de Fichero para que elija las medidas correctoras necesarias.

¡Cuidado! Estos informe son muy importantes, ya que las autoridades nos los podrán pedir y nos servirán como demostración de cumplimiento de la ley.

La mayoría de las inmobiliaria nos preguntan…

¿Es obligatorio cumplir esta ley?

, cualquier organización que dentro de la actividad profesional traten datos de terceras personas deben adaptarse a la LOPD.

¿Cuándo sé que trato datos de carácter personal?

Por ejemplo, si siempre que se traten datos que permitan identificar a una tercera persona física, como un cliente o empleado.

Hay que destacar que la legislación actual no incluye a las empresas o sociedad en la protección de datos, es decir a las persona jurídicas.

¿Y si no tengo empleados?

Se debe evaluar la naturaleza del negocio y si trata datos de clientes o proveedores, de qué tipo son y si deben o no estar organizados en ficheros.

Si no existen ficheros no tiene que cumplir con la normativa.

Pero si sus clientes son personas particulares será muy probable que tenga que cumplir con la LOPD y el RGPD.

¿Es obligatorio realizar un curso de protección de datos?

No, la ley no contempla la obligatoriedad de realizar ningún tipo de formación en esta materia.

¿Hacienda te obliga a realizar un curso de contabilidad? Pues la Agencia Española de Protección de Datos tampoco te obliga a realizar ningún tipo de curso.

¿Cuanto tiempo puedo conservar los datos?

Depende del tipo de documentación y los datos de carácter personal que se encuentren almacenado en ellos.

En el siguiente enlace encontrarás una lista con todos los plazos de conservación que deberás seguir.

¿Qué tengo que hacer si instalo cámaras de videovigilancia?

Se considera otro fichero, por tanto deberás registrar ese nuevo tratamiento e informar sobre el uso de estos dispositivos de grabación.

Recomiendo leer esta guía para instalar un sistema de videovigilancia cumpliendo la LOPD.

Herramientas de ayuda

La AEPD elaboró un software online, Facilita RGPD, pensado para que determinadas pymes puedan cumplir el nuevo reglamento más fácilmente.

Pero ¡Cuidado!, porque la propia Agencia advierte que utilizar ese programa no garantiza el pleno cumplimiento de la normativa.

Recomendaciones (mínimas) para verificar que cumplo la normativa de protección de datos

  1. Tener actualizada y firmada toda la documentación
  2. Analizar previamente al tratamiento de los riesgos que puede conllevar el mismo
  3. Redactar el Registro de las Actividades de Tratamiento
  4. Informar a los interesados del tratamiento de sus datos y derechos
  5. Elaborar el Documento de Seguridad

¿Tienes más dudas?

Miles de inmobiliarias ya han acudido a nuestros abogados llamando al 91 489 64 19 para olvidarse de este asunto y estar tranquilos sabiendo que cumplen la Ley de Protección de Datos.

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