Consentimiento para publicar los datos de los trabajadores

Actualmente, es habitual que las empresas publiquen datos personales de los trabajadores en diferentes circunstancias, desde hacerlo en el tablón de anuncios, hasta usar fotografías de los empleados en la página web de la compañía. Pero ¿qué ocurre con el consentimiento para publicar los datos de los trabajadores? ¿Cuándo es necesario recabarlo y cuándo no? En las siguientes líneas resolveremos estas dudas.

¿Cuándo debemos obtener el consentimiento de los trabajadores para tratar sus datos personales?

Como ya hemos explicado en otros artículos de este blog, para llevar a cabo cualquier tratamiento de datos personales, es necesario recabar el consentimiento expreso de los interesados, salvo que se dé alguno de los otros supuestos contemplados en el artículo 6 del RGPD.

En el caso del tratamiento de los datos personales de los trabajadores, ese consentimiento se obtiene cuando se firma el contrato entre trabajador y empleador, si bien hay diferentes situaciones en las que el empleador podrá tratar los datos de sus empleados sin necesidad de volver a recabar el consentimiento, tal y como se recoge en el citado artículo 6.

En concreto, para el cumplimiento de la relación contractual, las obligaciones legales derivadas de ello (como la gestión de nóminas o la información que se debe dar del trabajador a la Seguridad Social) y por motivos relacionados con el interés legítimo de la empresa (por ejemplo, la instalación de cámaras de videovigilancia en el centro de trabajo por razones de seguridad y/o para controlar el cumplimiento de las obligaciones laborales).

Fuera de esos supuestos, el RGPD y la LOPDGDD establecen que para tratar los datos de los trabajadores de una empresa, siempre será necesario recabar el consentimiento expreso de estos, especialmente cuando haya diferentes finalidades, que deberán especificarse y para las que habrá que recabar un consentimiento diferente (por ejemplo, si se van a querer usar las imágenes de los empleados con fines promocionales o publicitarios).

¿Cuándo es necesario el consentimiento de los trabajadores para publicar sus datos?

La publicación de datos personales de los trabajadores (entendemos publicación como hacer públicos estos datos personales, es decir, difundirlos de manera pública), supone una forma de tratamiento y, dependiendo de en dónde se publiquen, el tipo de datos personales y las razones de esa publicación, puede que sea necesario recabar previamente el consentimiento de estos.

A continuación vamos a ver en diferentes circunstancias en las que la empresa puede publicar datos personales de los trabajadores y cómo recabar el consentimiento para ello, cuando sea necesario.

En el tablón de la empresa

En el tablón de anuncios de la empresa se publican normalmente los turnos de trabajo de los empleados, el calendario de vacaciones, días de permisos, etc. pero nos surge una pregunta y es ¿podemos hacerlo?

Estas publicaciones incluyen nombres y otras informaciones que permiten identificar a las personas, por lo que no pueden hacerse públicas sin el expreso consentimiento de los trabajadores.

La publicación de los datos de los trabajadores en el tablón de anuncios no puede legitimarse más que en el consentimiento de los propios trabajadores. Por ello, que estos firmen una cláusula de información y consentimiento. Esta quedaría incorporada a sus contratos, en la que se les advierte y permiten que se publique en el tablón la información que les concierne.

Además, la ley protege de manera especial los datos referidos a la salud y afiliación sindical, por lo que, aparte del consentimiento de los trabajadores, la LOPDGDD indica que también es necesaria otra base jurídica de las contempladas en el artículo 9.2 del RGPD.

Aparte de esto, para que los datos personales puedan ser publicados en el tablón de anuncios, deben cumplirse unos requisitos:

• La publicación de los datos debe ser proporcional al objetivo perseguido por la empresa, por lo que no deben publicarse más datos que los trabajadores precisen saber para estructurar mejor su trabajo.
• Se deben publicar solo los datos mínimos para cumplir con el objetivo de informar a los trabajadores.
• El tablón de anuncios debe estar ubicado en un lugar donde terceros ajenos a la empresa no tengan fácil acceso al mismo, puesto que estos terceros pueden ver la información personal de los empleados publicada en el tablón, se estaría vulnerando la protección de datos personales de los empleados.

Cabe señalar que los consentimientos facilitados pueden ser cancelados o rectificados por los trabajadores en cualquier momento. Y las empresas tienen la obligación de especificarlo en las cláusulas a firmar, instaurando procedimientos que posibiliten el ejercicio de este derecho.

En internet

Actualmente, la mayoría de empresas tiene una página web corporativa e incluso un perfil en diferentes redes sociales. No es, por tanto, extraño que imágenes u otra información personal de los trabajadores pueda acabar publicada en la Red.

– En la web de la empresa:

Debemos de tener en cuenta en este caso que:

• El tratamiento de la imagen de los trabajadores con fines de publicitar la empresa, sus funciones, o los miembros que la componen, no está enmarcado dentro de la gestión laboral del personal (que sí es, en cambio, realizar las nóminas, seguros sociales, etc.).
• La divulgación de la imagen de los trabajadores en la página web de la empresa implica una cesión de datos que debe ser consentida por dichos trabajadores.
• El trabajador es libre de prestar dicho consentimiento, no pudiendo ser obligado al mismo.

Debemos, por tanto, disponer del consentimiento de todos los trabajadores cuyos datos vamos a publicar en la web, teniendo en cuenta que ese consentimiento pueden revocarlo en cualquier momento. En ese caso, la empresa está obligada a retirar la imagen o dato publicado en ese momento.

El interesado tiene derecho a cancelar el consentimiento a través de un medio sencillo, gratuito y que no suponga ingreso alguno para el responsable del tratamiento de los datos. La forma más habitual para ello es el correo electrónico. O proporcionar al interesado un número de teléfono gratuito para gestionar esa revocación.

Si publicamos datos personales de nuestros trabajadores en nuestra página web sin su consentimiento, nos podemos enfrentar a importantes sanciones.

– En redes sociales:

Otro de los supuestos controvertidos es la publicación de fotografías de trabajadores en las redes sociales en eventos realizados por la empresa. Debemos tener en cuenta que, para poder hacerlo, necesitamos el consentimiento de nuestros empleados siempre que dichas imágenes permitan su identificación inequívoca.

Es decir, que si la empresa difumina los rostros de los empleados que aparezcan en las imágenes y no los etiqueta, no necesitaría el consentimiento de estos para publicar las imágenes.

En cualquier caso, se aplican las mismas reglas que para el uso de imágenes de los trabajadores en la web de la empresa, pudiendo estos negarse a dar su consentimiento para la publicación de su imagen en redes sociales. Y, si dieron su consentimiento en un principio, pudiendo revocarlo en cualquier momento.

¿Cuándo me pueden sancionar por publicar datos de los empleados?

Vistos los puntos anteriores, podrán sancionar al responsable del tratamiento por publicar datos de los trabajadores, cuando no tenga el correspondiente consentimiento de estos para ello y no pueda ampararse en ninguno de los supuestos legítimos contemplados en el artículo 6 del RGPD (y del artículo 9 para datos especialmente protegidos).

Dependiendo de las circunstancias de la empresa, de dónde se hayan publicado los datos personales y para qué finalidad, las sanciones que puede imponer la AEPD van desde el apercibimiento, hasta sanciones económicas, cuya cuantía dependerá de la gravedad de la infracción, los datos afectados, la reincidencia, etc. (estas multas pueden alcanzar los 40.000 euros en su grado más leve y hasta los 20 millones de euros en el grado más grave).

En definitiva, para publicar los datos personales de los trabajadores en el tablón de anuncios o a través de internet, vamos a necesitar recabar su consentimiento, un consentimiento que deberá ser única para cada finalidad, es decir, que debemos recabar el consentimiento para la publicación en el tablón de anuncios y, si queremos usar fotos de los empleados en la página web de la empresa, deberemos recabar un consentimiento diferente para esta finalidad.

Para más dudas relacionadas con este tema, podéis consultar nuestra guía de protección de datos para empleados. O poneros en contacto con nosotros, el equipo de expertos de Grupo Atico34 os ayudará a resolver cualquier duda.