Desde el pasado 13 de marzo de 2023, el canal de denuncias es una obligación para las empresas de 50 o más empleados, así como para otras organizaciones públicas y privadas por su actividad, pero ¿cómo debe ser un canal de denuncias? ¿Qué características del canal de denuncias son fundamentales? ¿Cuáles son los requisitos del canal de denuncias?

¿Qué debe tener un canal de denuncias?

El canal de denuncias, o sistema de información interno, como lo denomina la normativa, debe cumplir con una serie de características y requisitos para ser considerado válido y efectivo.

Por lo tanto, no es suficiente con crear una dirección de correo electrónico y decirles a los empleados o miembros de la organización que es ahí dónde deben dirigir sus denuncias, sino que es necesario, según la Ley 2/2023, que el canal de denuncias obligatorio sea una herramienta integrada en la organización como un mecanismo para la denuncia y prevención de acciones ilícitas o posibles infracciones. Un medio que permita, además, garantizar la protección del denunciante ante posibles represalias y esté gestionado y supervisado de manera adecuada, donde las denuncias queden registradas y lleven un seguimiento y evaluación apropiados.

Para lograr este objetivo, el canal de denuncias debe cumplir, cómo decíamos en la introducción de este artículo, con una serie de características y requisitos fundamentales, que vamos a detallar a continuación.

Características del canal de denuncias

Las características del canal de denuncias son, esencialmente, las siguientes:

  • Accesible y fácil de usar: Es fundamental que el canal de denuncias sea accesible y fácil de usar por cualquier miembro de la empresa u organización, así como por cualquier persona con una relación con la organización, que sea testigo de una irregularidad de la misma. El canal de denuncias, por lo tanto, debe ser fácil de localizar y el proceso de presentar la denuncia debe ser sencillo, se trata de presentar y poner a disposición de las personas una herramienta transparente, comprensible y fiable, puesto que el objetivo del canal de denuncias y de la ley que lo regula, es, precisamente, promover y facilitar las denuncias y la prevención de delitos e infracciones.
  • Negociado con la RLT: La creación e implementación del canal de denuncias debe hacerse previa consulta con la representación legal de las personas trabajadoras.
  • Seguro: El canal de denuncias debe contar con las medidas de seguridad necesarias para garantizar la confidencialidad tanto de denunciantes como denunciados, así como de todo el proceso. Si la empresa contrata los servicios de un gestor externo para el canal de denuncias, debe asegurarse de que este cumple con los requisitos en cuanto a seguridad del canal de denuncias.
  • Adecuado a la legalidad: El canal de denuncias debe cumplir con el marco legal en cuanto a protección del denunciante y protección de datos, es decir, que su funcionamiento y procedimiento se adecuen tanto a la Ley de protección del denunciante de corrupción como a la ley de protección de datos, y que el régimen sancionador interno debe estar dentro de los límites marcados por la ley laboral.
  • Independiente y diferenciado de otros canales de información: El canal de denuncias debe ser independiente y diferenciarse con facilidad de cualquier otro canal de información de la empresa, esto también se aplica a su gestión y supervisión, que estará bajo una única persona u órgano específico para el canal de denuncias.

Requisitos del canal de denuncias

Aparte de las características que hemos visto en el punto anterior, hay una serie de requisitos que el canal denuncias debe cumplir, para poder considerarlo válido y eficaz:

  • Permitir mantener la confidencialidad y el anonimato: La Ley de protección del denunciante de corrupción permite la denuncia anónima, por lo que el sistema del canal de denuncias debe permitir recepcionar y gestionar este tipo de denuncias. Así mismo, deben implementarse las medidas necesarias para garantizar la confidencialidad de los denunciantes y los denunciados, es decir, que solo tendrán acceso a dicha información los responsables del canal de denuncias y aquellas personas autorizadas cuando corresponda (por ejemplo, recursos humanos si es necesario aplicar una sanción disciplinaria a un denunciado).
  • Permitir la denuncia escrita o verbal: El canal de denuncias debe permitir que las denuncias puedan hacerse tanto de forma escrita como verbal, para lo que se puede habilitar una dirección de correo electrónico específica, así como un buzón de voz. Y, cómo ya dijimos más arriba, estar claramente diferenciado y ser independiente de cualquier otro sistema de información interno de la organización. Así mismo, el sistema elegido debe permitir llevar un seguimiento y gestión adecuados de las denuncias recibidas.
  • Tener un responsable: De acuerdo a la ley, el canal de denuncias debe tener asignado un responsable del mismo, que puede ser tanto una persona como un órgano colegiado. Este responsable, que debe designado por el órgano de administración y órgano de gobierno de la entidad, debe poder realizar sus funciones de manera independiente y autónoma respecto al resto de órganos de la entidad, además, en el caso de empresas, se deben evitar posibles conflictos de intereses cuando la persona designada para el cargo sea uno de los directivos de la empresa. Este responsable del canal de denuncias será comunicado a la Autoridad Independiente de Protección del Informante.
  • Tener un protocolo de uso: Se debe desarrollar un protocolo de uso del canal de denuncias, en el que se explique qué hechos son denunciables a través de esta vía, cómo utilizarlo, cómo se deben presentar las denuncias y qué esperar del procedimiento. Así mismo, se deberá informar de qué no se puede denunciar o comunicar a través de este sistema y las consecuencias de presentar denuncias falsas.
  • Tener un procedimiento de tramitación e investigación: Así mismo, se debe elaborar un procedimiento para la tramitación e investigación de denuncias. Este procedimiento debe articular todo el proceso de evaluación de la denuncia, su admisión o no a trámite, y cómo será el proceso de investigación; quién lo llevará a cabo, cómo se procederá a oír a las partes, qué hacer en caso de que el hecho denunciado pueda ser constitutivo de delito, cómo se colaborará con las autoridades correspondientes, así como establecer los plazos para cada fase del proceso. Recordemos que la ley fija un plazo de 7 días para enviar el acuse de recibo al denunciante, y 3 meses para llevar a cabo la investigación.
  • Tener un régimen sancionador: La organización debe fijar un sistema disciplinario asociado al canal de denuncias, a través del cual se sancionen las conductas ilícitas o infractoras, así como las vulneraciones de la normativa interna de la empresa, siempre dentro de los límites que establece la ley laboral para la implementación de un régimen sancionador interno.
  • Formar al personal responsable de tratar las denuncias: Especialmente en el caso de la gestión interna del canal de denuncias, el personal encargado de recepcionar y gestionar las denuncias, así como del proceso de investigación de las mismas, debe tener formación adecuada no solo en materia jurídica y los códigos internos de la organización, sino también en lo relativo a la protección de datos personales.
  • Informar y formar a la plantilla sobre el uso del canal de denuncias y sus derechos: La plantilla debe ser informada y formada sobre el uso del canal de denuncias y los derechos que les asisten tanto como denunciantes como denunciados, para ello se deberá comunicar el protocolo de uso del canal de denuncias, el procedimiento ante las denuncias recibidas y el régimen sancionador interno de la empresa.
  • Registro y acuse de recibo: Otro de los requisitos del canal de denuncias es contar con una persona responsable de su gestión. Ésta será encargada de enviar al denunciante un acuse de recibo de la denuncia en un plazo de 7 días naturales desde su recepción.
  • Procedimiento para la supresión de datos personales: Se debe elaborar un procedimiento para la eliminación de las denuncias y la supresión de datos personales de acuerdo a la normativa de protección de datos, cumpliendo con los plazos recogidos tanto en esta como en la Ley de protección del denunciante.
  • Revisión periódica: Como con cualquier otra medida de compliance, el canal de denuncias y sus protocolos y procedimientos deben someterse a revisiones periódicas, para comprobar su eficacia y efectividad, detectar posibles errores o problemas y subsanarlos. Estas revisiones pueden hacerse a nivel interno, pero las auditorías externas garantizarán una mayor independencia y objetividad.

Estas son las características y requisitos clave que cualquier canal de denuncias de una organización, pública o privada, debe contemplar y cumplir, para considerarlo un canal de denuncias válido y eficaz y no solo un buzón electrónico donde enviar las denuncias, que después no tendrán ningún tipo de seguimiento.

El canal de denuncias es el pilar central de la Ley de protección del denunciante de corrupción de la Directiva Whistleblowing de la UE, que transpone al ordenamiento jurídico español, por lo que implementarlo de manera adecuada la legislación y convertirlo en una herramienta eficiente es una obligación para todas aquellas organizaciones que deban implementarlo por mandato legal o porque decidan hacerlo de manera voluntaria.

No está de más recordar que existen importantes sanciones por la ausencia del canal de denuncias, así como por tener un canal de denuncias no adecuado a la normativa vigente, sanciones que pueden llegar al millón de euros en los casos más graves.

Contratar la gestión del canal de denuncias con Grupo Atico34 es asegurarse de que el canal de denuncias de tu empresa cumplirá completamente con la legalidad y con las características y requisitos que hemos visto en este artículo. Si tienes dudas o quieres saber más sobre el canal de denuncias obligatorio para empresas, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.