Los despachos de auditoría de cuentas deben contar con un canal de denuncias, con independencia de su número de empleados o su nivel de facturación anual; en este artículo repasamos las principales claves del canal de denuncias para auditores de cuentas.

La obligación del canal de denuncias para auditores de cuentas

El canal de denuncias obligatorio para auditores de cuentas está regulado en dos leyes: la Ley 10/2010 de Prevención de blanqueo de capitales (y el posterior Decreto-ley 11/2018) y la Ley 2/2023 de protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

Hasta la entrada en vigor de la Ley 2/2023, los canales de denuncias para auditores o despachos de auditorías de cuentas se regulaban exclusivamente por la Ley de Prevención de blanqueo de capitales y su función era habilitar una herramienta para la denuncia interna de vulneraciones o infracciones de dicha Ley. Con la entrada en vigor de la Ley de protección del denunciante, las materias que se pueden denunciar se expanden para incluir irregularidades administrativas y penales, graves o muy graves, y vulneraciones del derecho de la UE, tal y como se establece en la Directiva Whistleblowing, que transpone al ordenamiento jurídico español.

Ambas leyes establecen la importancia de garantizar la confidencialidad de las denuncias, así como la protección de los denunciantes ante posibles represalias y tienen como objetivo promover una cultura de transparencia, cumplimiento normativo y ética. Por su parte, la Ley 2/2023 establece los requisitos y características que debe cumplir el canal de denuncias interno y cómo deben gestionarse.

Contrata el canal de denuncias con un servicio especializado

Si tu despacho de auditoría de cuentas no cuenta con los recursos suficientes o quieres implantar un canal de denuncias completamente independiente y autónomo, puedes contratar el canal de denuncias con una consultoría especializada, como Grupo Atico34.

Ofrecemos un servicio que incluye la implantación del canal de denuncias a través de un software intuitivo y fácil de usar, elaboración de la documentación necesaria, asesoramiento y acompañamiento en la valoración y clasificación de las denuncias y durante el proceso de investigación interna y resolución de las denuncias. Gracias a nuestro equipo de abogados expertos en compliance, cumplirás con todos los requisitos de la Ley.

Requisitos y características del canal de denuncias para auditores de cuentas

Cómo decíamos, el canal de denuncias debe cumplir con una serie de requisitos y características de carácter obligatorio, por lo que aquellos auditores o despachos de auditoría de cuentas que ya tuvieran implantado el canal de denuncias, deberán adaptarlo a la Ley 2/2023, que establece que el sistema interno de información debe:

  • Ser accesible y fácil de usar para denunciantes, así como fácil de gestionar para el Responsable del canal.
  • Permitir la presentación de denuncias por escrito y verbales, así como la posibilidad de hacer la denuncia de manera presencial, si así lo solicita el denunciante.
  • Permitir la recepción y gestión de denuncias anónimas, informando a los denunciantes que opten por esta modalidad de que deberán tomar algunas precauciones para mantener el anonimato si adjuntan determinados archivos (especialmente en lo que se refiere a los metadatos), para evitar dar información identificativa.
  • Permitir la comunicación con los denunciantes, incluidos los anónimos, para que estos puedan realizar un seguimiento del estado de su denuncia y, en su caso, del proceso de investigación y la correspondiente resolución. Esta comunicación debe garantizar la confidencialidad y, en su caso, el anonimato.
  • Cumplir con los plazos dados por la Ley:
    • 7 días para comunicar el acuse de recibo de la denuncia.
    • 90 días para valorar la denuncia y, en su caso, investigar los hechos denunciados (plazo que puede prorrogarse a 90 días más).
  • Aplicar medidas técnicas y organizativas que garanticen la confidencialidad de los denunciantes, las personas afectadas por la denuncia y el propio proceso. Así mismo, estas medidas también deben garantizar la seguridad de la información.
  • Garantizar medidas de protección y apoyo para los denunciantes ante posibles represalias.
  • Garantizar el derecho a ser oído y a la presunción de inocencia de las personas afectadas.
  • Tener un protocolo del canal de denuncias, donde se describa su funcionamiento y alcance, así como definir el procedimiento del canal de denuncias, que debe incluir cómo es el proceso de investigación interna y quién lo llevará a cabo, así como la resolución de las mismas.
  • Tener un reglamento, en el que se explique cómo funciona el canal de denuncias, quiénes pueden hacer denuncias a través de él, qué hechos o conductas se pueden denunciar, qué vías existen para denunciar, qué consecuencias tendrán las denuncias falsas, plazos, etc.
  • Tener un régimen sancionador interno proporcionado y dentro de los límites de la ley.
  • Tener un libro-registro de las denuncias recibidas y tramitadas.
  • Ser público.
  • Contar con un procedimiento de evaluación periódico, para garantizar la eficacia del canal.

Así mismo, los canales de denuncia o sistemas internos de información también deberán tener designado un Responsable del canal (persona física u órgano colegiado), cumplir con la normativa de protección de datos y tener un Delegado de Protección de Datos.

¿Cómo implantar el canal de denuncias en un despacho de auditoría de cuentas?

Actualmente, la mayoría de entidades sujetas a la Ley 2/2023 optan por contratar el canal de denuncias con un gestor externo especializado, como Grupo Atico34. Estos gestores externos ofrecen a sus clientes, en la mayoría de los casos, plataformas para el canal de denuncias, bien a través de la implementación de un software en la nube o local, con las que pueden gestionar el canal de manera sencilla y cumpliendo con todos los requisitos de la normativa, ya que permiten habilitar vías de denuncia escritas y verbales y la posibilidad de hacer denuncias anónimas, además de cumplir con los plazos dados por la Ley, ya que simplifican en gran medida la recepción, valoración, clasificación y registro de las denuncias.

Además, algunos de estos gestores externos del canal de denuncias también ofrecen servicios de asesoramiento jurídico en la valoración, clasificación, investigación y resolución de las denuncias, asistiendo en todo momento al Responsable del canal (como es el caso de Grupo Atico34).

En cualquier caso, la implantación e implementación del canal de denuncias sigue estos cinco pasos:

  1. Elegir las vías para realizar las denuncias, que, como mínimo, deben permitir la denuncia escrita y la denuncia verbal.
  2. Designar al Responsable del canal de denuncias y comunicarlo en un plazo de 10 días a la Autoridad Independiente de Protección del Denunciante. Este Responsable será el encargado de gestionar el canal y, por tanto, de recibir, valorar y clasificar las denuncias (si bien, podrá contar con la asistencia de más personal y asignar los casos a diferentes gestores).
  3. Elaborar el protocolo y el reglamento del canal de denuncias, así como definir el procedimiento del canal.
  4. Crear el libro-registro y establecer medidas de seguridad que garanticen que solo podrá acceder a él personal autorizado.
  5. Publicar y comunicar la existencia del canal, junto a su protocolo y reglamento.

Cabe señalar, y es la razón por la que muchas entidades optan por contratar el canal de denuncias a un servicio externo, que el Responsable del canal (y cualquier persona que forme parte de su equipo) deberá tener formación y conocimientos jurídicos suficientes para poder cumplir con las funciones relativas a la gestión del canal. Un servicio de gestión externa asesorará y asistirá jurídicamente a aquellos Responsables con menos conocimientos en esa materia.

Sanciones por no cumplir la ley del canal de denuncias en despachos de auditorías de cuentas

Los auditores que no cumplan con la obligación de tener un canal de denuncias, pueden enfrentarse a sanciones administrativas; en el caso de la Ley 10/2010, se contempla sanciones de hasta 60.000 euros para los sujetos obligados a tener canal de denuncias que no lo hayan implantado.

Por otro lado, la Ley 2/2023 establece sanciones para infracciones respecto al canal de denuncias (implantación y funcionamiento) que pueden alcanzar el millón de euros para las personas jurídicas y los 300.000 euros para las personas físicas.

Algunos auditores ya tiene el canal de denuncias

Dado que los auditores ya estaban obligados por la Ley 10/2010 a tener un canal de denuncias, ya podemos encontrar algunos ejemplos del canal de denuncias en empresas de este sector, como los dos que dejamos a continuación:

  • El canal de denuncias de ETL Global, una firma que presta, entre otros servicios, servicios de auditoría de cuentas para pymes, está habilitado a través de una plataforma digital, que admite también la denuncia anónima. Ya en su página de inicio destaca los aspectos más importantes del funcionamiento del canal y de su reglamento.
  • Bajo el nombre de «Línea ética», el canal de denuncias de KPMG, entre cuyos servicios para empresas también se encuentra la auditoría de cuentas, permite tanto realizar denuncias a través de su plataforma digital como por teléfono o por correo postal, incluida la posibilidad de hacer denuncias presenciales.