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Compliance

¿Cómo implementar un canal de denuncias?

El canal de denuncias es una herramienta imprescindible para cualquier empresa que apueste por las buenas prácticas y la lucha contra cualquier tipo de irregularidad o para aquellas que decidan implementar un plan de compliance, puesto que es uno de sus elementos principales. En este artículo explicamos cómo implementar un canal de denuncias en una empresa (o cualquier otro tipo de organización).

Cómo implementar un canal de denuncias paso a paso

En los siguientes puntos explicaremos cómo implementar un canal de denuncias anónimas o canal de denuncias interno paso a paso, para que este resulte no solo fácil de usar por los potenciales denunciantes, sino también efectivo para recepcionar, evaluar y tramitar las denuncias que se reciban en él.

Esta guía está orientada a la implementación de un canal de denuncias para empresas que no tienen obligación de hacerlo y, por tanto, los requisitos son menos exigentes que los que tienen que contemplar aquellas empresas obligadas por la normativa.

Pasos para implementar un canal de denuncias

Pasos para implementar un canal de denuncias

Antes de seguir, cabe señalar que tanto la citada Directiva europea y la ley española permiten implementar tanto un canal de denuncias interno como un canal de denuncias externo, entendiendo por este, un canal que es gestionado por un servicio externo, habitualmente una consultoría o despacho de abogados, que se encarga de recepcionar las denuncias, en su caso, asesorar a los denunciantes, valorarlas y comunicar al responsable del canal si deben ser tramitadas o no.

Así que uno de los primeros pasos que tendrá que afrontar la empresa, será decidir entre una gestión interna o externa de su canal de denuncias.

Si te preguntas cómo implementar un canal de denuncias con una empresa externa, los pasos son básicamente los mismos que veremos a continuación, con la única diferencia de que la gestión inicial de las denuncias (su recepción y valoración), las realiza la empresa externa, algo que garantiza un mayor nivel de objetividad e independencia.

Establecer las vías de comunicación

Elegido el tipo de gestión del canal de denuncias, lo siguiente será establecer las vías de comunicación que se usarán para presentar las denuncias. Se puede optar por cualquier sistema que garantice el anonimato de los denunciantes, si estos optan por presentar una denuncia anónima.

Lo habitual es que se habilite un buzón de denuncias gestionado a través de una plataforma web o un software para el canal de denuncias, ya que facilita la presentación de denuncias anónimas al no tener que introducir una dirección de email.

También se puede habilitar un teléfono de denuncias y/o una dirección postal a la que enviarlas.

En cualquier caso, se recomienda optar por una única vía, puesto que de esa forma existirá un único formato unificado, que hará que la gestión y tramitación de las denuncias resulte más eficiente.

Nombrar a un responsable

El siguiente paso para implementar un canal de denuncias es nombrar a un responsable del mismo. No tiene por qué ser una única persona, sino que es una función que puede desempeñar un equipo u órgano colegiado.

Este responsable, sea una o varias personas, no tiene por qué necesariamente ser el mismo comité de investigación de denuncias internas que pueda existir en la empresa, ya que la función del responsable es la de recepcionar las denuncias y determinar si deben o no tramitarse, es decir, dar comienzo al proceso de investigación interna para esclarecer los hechos.

Probablemente, en empresas pequeñas, responsable y comité de investigación compartan funciones.

En cualquier caso, el responsable debería ser un alto directivo de la empresa, con total independencia del órgano de administración y que asuma en exclusiva las funciones que conlleva la gestión del canal de denuncias, aunque en empresas más pequeñas, no será necesaria esa exclusividad y el responsable podrá tener otro cargo y funciones.

Elaborar el reglamento del canal de denuncias

Como no querrás que el canal de denuncias de tu empresa se convierta en un buzón de sugerencias o se abuse de su uso, será necesario elaborar una normativa para el canal denuncias, es decir, un reglamento en el que se especifique, entre otros aspectos, lo siguiente:

  • El marco normativo
  • El ámbito de aplicación del canal (quién puede usarlo)
  • Las vías de comunicación
  • Qué hechos se pueden denunciar en el canal
  • Cómo se deben presentar las denuncias
  • Cuál es el órgano competente para su recepción y tramitación
  • Los plazos para responder las denuncias y resolverlas (la ley establece 3 meses, prorrogables por otros 3 meses para casos complejos, por lo que es recomendable adoptar estos plazos)
  • Los derechos de denunciantes y de los denunciados
  • Descripción del funcionamiento del proceso de denuncia, investigación y resolución
  • Consecuencias para quiénes abusen del canal o presenten denuncias falsas

Este reglamento deberá ser comunicado a todos los miembros de la empresa, usando los medios adecuados para ello (reunión de personal, intranet de la empresa, página web corporativa, vía email, etc.).

Definir un protocolo para el proceso de tramitación de las denuncias

Implementar el canal de denuncias interno, implica tener un protocolo para afrontar esas denuncias, es decir, que se debe definir cómo será el funcionamiento del canal de denuncias y el proceso de investigación de las mismas, desde su recepción, su tramitación, quién será el organismo encargado de llevar a cabo la investigación, cómo se realizará esta y cómo se procederá a la resolución de la misma.

En ese sentido, también se debe definir un régimen sancionador para los infractores, que recoja (siempre dentro de los límites de la ley) las consecuencias para quienes cometen algún tipo de irregularidad dentro de la empresa (suspensión de empleo y sueldo, suspensión de sueldo, despido disciplinario, etc.).

Tanto para elaborar el reglamento como para definir el protocolo del canal de denuncias, puedes recurrir a la ISO 37002, el estándar internacional para la denuncia de irregularidades en empresas, una guía que te ayudará a crear e implementar un canal de denuncias efectivo (y de acuerdo las exigencias de la Directiva 2019/1937 y la ley de protección de los denunciantes de corrupción, para que si en algún momento tu empresa adquiere esta obligación, tu canal de denuncias ya se ajuste a la normativa).

Llevar un registro de las denuncias recibidas

El canal de denuncias debe completarse con un libro-registro de las denuncias que se reciben y se tramitan, así como de las investigaciones que hayan propiciado y la resolución de las mismas.

Este registro puede ser electrónico, por lo que la mayor parte de los software para el canal de denuncias cuentan con esta función, simplificando esta labor documental para el responsable del canal.

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Nombrar un Delegado de Protección de Datos

Dado que en muchos casos, la gestión de denuncias a través del canal interno conllevará el tratamiento de datos personales, es recomendable nombrar a un DPO (Delegado de Protección de Datos), para garantizar la protección de los datos personales de denunciados, testigos y, en caso de que se identifiquen, los denunciantes.

La ley de protección del denunciante de corrupción obliga a nombrar un DPO, por lo que, aunque tu empresa no esté obligada, es recomendable contar con esta figura.

Publicidad del canal

Finalmente, debes dar publicidad al canal de denuncias, ¿cómo?, creando una sección para el mismo en la página web de la empresa, que sea fácil de encontrar y que permita que cualquier persona que tenga o haya tenido una relación con tu empresa (desde empleados y exempleados, pasando por socios comerciales accionistas, proveedores o incluso candidatos a un puesto) pueda hacer y enviar su denuncia.

Lo habitual es que el canal de denuncias forme parte de la sección del código ético de la empresa.

¿Por qué implementar un canal de denuncias en la empresa?

Existen varios motivos para implementar un canal de denuncias en la empresa, el primero de ellos está en la Directiva 2019/1937 de la UE y en la futura ley de protección de los denunciantes de corrupción (que traspondrá la Directiva al ordenamiento jurídico español) y es que de acuerdo a estas leyes, las empresas con 50 o más empleados deben tener canal de denuncias obligatorio.

Para las empresas que no tienen esta obligación, hay otras razones que justifican la implementación de un canal de denuncias; la principal es que es una de las herramientas del plan de prevención de delitos penales o plan de compliance penal, que las empresas que quieran reducir o evitar su responsabilidad penal en la comisión de determinados delitos por parte de alguno de sus miembros, de los que se hayan podido beneficiar directa o indirectamente, necesitan implementar.

Pero contar con un canal de denuncias es también una señal del compromiso de la empresa con la ética y las buenas prácticas empresariales y su intención de prevenir y perseguir cualquier tipo de irregularidad o infracción que sus miembros puedan cometer o estén cometiendo. Lo que contribuye a mejorar su imagen corporativa y su responsabilidad social corporativa, elementos cada vez más valorados por inversores, socios comerciales y clientes. Por lo tanto, puede suponer incluso una ventaja competitiva frente a empresas que carezcan de esta herramienta.

Si quieres implementar un canal de denuncias en tu empresa y no tienes claro cómo hacerlo, ponte en contacto con Grupo Atico34 y nuestro equipo de expertos te ayudará en todo el proceso.

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