Cómo firmar un PDF digitalmente, con certificado digital y otras herramientas

Sin duda, una de las ventajas que han traído consigo los certificados digitales es la comodidad de poder firmar aquellos documentos que necesitamos para validar y realizar ciertos trámites con las administraciones, pero ese no es el único uso que les podemos dar, ya que una vez que contamos con nuestro certificado digital personal podemos utilizarlo para firmar un documento PDF digitalmente, de manera que se garantice que somos los autores reales de dicho documento y que este no ha sido manipulado o alterado por terceras personas.

En esta entrada vamos a explicar cómo firmar un PDF digitalmente, tanto desde nuestros equipos como a través de la web.

¿Cómo firmar un PDF con certificado digital?

Firmar un archivo en PDF es bastante sencilla, ya que solo tenemos que utilizar nuestro certificado digital para aplicarlo sobre el PDF para firmar. Esto generará un documento PDF firmado que en principio no se podría modificar, pero puesto que existen aplicaciones y programas que permiten modificar PDF, en caso de que se altere el PDF en cuestión, este perderá la firma.

Pero aunque firmar PDFs es sencillo, debemos tener en cuenta antes varias consideraciones, que tienen que ver con nuestros equipos y el programa que vamos a necesitar para poder realizar una firma digital.

Configura tu lector de PDF Adobe Acrobat Reader

El primer paso es configurar nuestro lector de PDF, en este caso vamos a explicarlo sobre el lector más usado, el Adobe Acrobat Reader:

• Accedemos al menú de Edición y en este en Preferencias.
• Buscamos el apartado Firmas y aquí pinchamos en Verificación.
• Comprobamos que la casilla Verificar firmas al abrir el documento esté marcada.
• En esta misma ventana, comprobamos que también estén firmas las casillas Validando firmas y Validando documentos firmados.

Esto permitirá al lector validar las firmas que contengan los PDF, incluidas las que nosotros coloquemos en él.

Instala los certificados de la FNMT

Evidentemente, si vamos a querer firmar un PDF, necesitamos tener los certificados de la FNMT (Fabrica Nacional de Moneda y Timbre), que es la autoridad certificadora, instalados en nuestro ordenador y actualizados en el Adobe Acrobat Reader.

Cuando tengáis descargado un certificado digital, si lo abrís, en la ventana que surge tenéis la opción de instalarlo pulsando en el botón de Instalar certificado.

Para comprobar si tenéis un certificado instalado correctamente, debéis ir a Propiedades de Internet, pinchar en la pestaña de Contenidos y a continuación en Certificados. En la ventana emergente podéis ver todos los certificados que tenéis instalados, incluida su fecha de caducidad.

Ahora, para actualizar la lista de certificados en Adobe Acrobat Reader debéis abrir el programa y seguir estos pasos:

• En el menú de Edición, pinchar en Preferencias.
• Acceder a Administrador de confianza y en el apartado de Actualizaciones automáticas de European Union Trusted List, pinchar en Actualizar ahora.
• Una vez actualizado, os saldrá un mensaje que dirá “La configuración de seguridad se ha actualizado correctamente”.

Una vez tenéis configurado el lector e instalados los certificados digitales, para firmar un documento basta con seguir unos sencillos pasos. Antes señalamos que aunque las opciones de edición de PDF del Acrobat Reader están reservadas a la versión pro, la firma es una característica que incluye la versión gratis del programa, por lo que la tenéis disponible sin ningún coste adicional.

Lo cierto es que rellenar y firmar un PDF son acciones fáciles de llevar acabo, en el caso de la firma:

• Abrir el documento que queremos firmar en el lector.
• Pinchamos en Herramientas y escogemos Certificados (el icono de una pluma en verde).
• Pulsamos en Firmar digitalmente (nos aparecerá en una barra sobre el documento, justo bajo la barra de herramientas).
• Marcamos el área de la página en la que se insertará la firma con el ratón. Al soltar, aparecerá una ventana con el listado de certificados digitales disponibles para seleccionar. Elegimos el que queremos usar.
• En la siguiente ventana pulsamos en Firmar.
• Se nos pedirá dar un nombre al archivo para guardarlo con la firma y una ruta para ello. Recordad guardarlo con nombre diferente al original (por ejemplo, DocoumentoPDF-firmado).
• En caso de que tengáis establecida una contraseña para el certificado, os la pedirá a continuación. La introducís y le dais a Permitir.
• Si todo está bien, el documento mostrará la firma y avisará de que está validada.

Señalar que no se puede firmar digitalmente en todas las páginas del PDF, solo en una de ellas será visible la firma, pero esto no le resta validez, de manera que es suficiente con que coloquéis la firma en la página que deseéis que aparezca visible.

Softwares y herramientas con los que puedo firmar con certificado mis PDFs

Aunque Adobe Acrobat Reader es el programa más utilizado para firmar un documento PDF con certificado digital, no es el único con el que puede hacerse. A continuación vemos otros softwares y herramientas que nos permiten firmar un PDF.

AutoFirma

También podremos firmar PDF con AutoFirma; se trata de una aplicación desarrollada por el Ministerio de Hacienda con versiones para Windows, macOS y GNU/Linux, cuyo funcionamiento es muy sencillo.

Tendréis que descargarla a vuestro ordenador y comprobar que tenéis los certificados digitales instalados (tal y cómo hemos explicado más arriba). Abrís la aplicación y podéis elegir entre abrir el explorador de archivos o arrastrar el documento que queréis firmar a la aplicación. Tendréis que marcar la casilla correspondiente si queréis que la firma se visualice en el documento.

Os aparecerá una previsualización en la que podréis elegir en qué página queréis que aparezca la firma. Le dais a aceptar en la siguiente ventana, escogéis el certificado que queréis usar y la ruta dónde queréis guardarlo. Listo. Ya tenéis vuestro documento firmado con certificado digital.

PDF Creator

PDF Creator es una herramienta que también nos permite firmar un documento PDF de manera bastante cómoda. Funciona a través de la opción de impresores; una vez tienes instalado el programa y abres la impresora para imprimir un documento, seleccionas Imprimir en PDF, para que se cree un documento en esta extensión.

PDF Creator cuenta con una seccicón PDF/Signature donde podemos seleccionar el certificado digital que queremos usar. Además incluye sellado de tiempo y la posibiliad de incluir marca de agua para informar de que el PDF está firmado.

Este programa tiene una versión gratuita y otra de pago, pero solo se puede usar en Windows.

DigiSigner

DigiSigner permite tanto la visualización de documentos PDF como su firma con certificado digital. Es válido para Windows, macOS y Linux. Se puede usar de forma gratuita, aunque solo permite la firma de 3 documentos al mes.

Permite marca de agua, sellado de tiempo y realizar firmas por lotes para firmar varios PDF de una sola vez.

Sinadura

Sinadura es una aplicación multiplataforma de software libre, que permite firmar digitalmente todo tipo de documentos, incluidos PDF. Se puede firmar varios documentos de una sola vez, sellado de tiempo y validaciones entre otras acciones.

Aunque puede que los certificados digitales de la FNMT os den algún problema, para lo que debéis acceder a Preferencias/Firma y desactivar la casilla Incluir validación online del estado de los certificados (recomendado).

JSignPdf

JSigPDF es otra aplicación multiplataforma, tanto para usuarios con conocimientos básicos como para aquellos con un nivel más avanzado sobre seguridad y firmas digitales, ya que cuenta con una opción de Advanced view, en la que se pueden configurar muchos más elementos.

Pero en la versión básica tenemos todo lo que necesitamos para firmar el PDF con nuestro certificado digital, así como añadir marca de agua y algún que otro parámetro más de diseño.

Firmador de Escritorio

Firmador de Escritorio es una aplicación sencilla y rápida de usar para firmar PDF digitalmente, de hecho nos bastarán tres clicks para firmar. Es un programa gratuito y basado en java (por lo que es multiplaforma). No cuenta con muchas opciones, pero su utilidad de basa en su sencillez.

iSafePDF

ISafePDF es una aplicación bastante sencilla también para el firmado digital de PDF, con un proceso rápido en el que solo debemos escoger el documento a firmar, el certificado digital y pulsar en el botón Process para terminar de realizar la firma.

Pese a su sencillez, permite también algunas opciones más, como añadir una contraseña y metadatos al documento.

XolidoSign

XolidoSign es una aplicación muy completa para firmar cualquier documento, cuenta con una funcionalidad básica, apta para los menos duchos en informática, que incluye la firma de los documentos, el sellado de tiempo o la verificación de firmas. Así mismo permite diferentes formatos básicos de firma como PKCS7 o CMS.

EcoFirma (aplicación del Ministerio de Industria)

EcoFirma es una aplicación de firma desarrollada por el Ministerio de Industria, Energía y Turismo, basada en java y que permite la firma de todo tipo de documentos, la validación o el sellado de tiempo. Además también es posible proteger los documentos con contraseña o calcular huella del fichero, entre otras características.

PDF Sign

PDF Sign es un programa para aquellos que sepan un poco más de informática, puesto que permite firmar con certificado digital un PDF desde la línea de comandos. Con el programa podrá especificar varios parámetros para determinar los archivos a firmar, personalizar la firma, utilizar certificados digitales y otras opciones. Es útil sobre todo para la creación de scripts o programas que automaticen las tareas. Solo sirve para Windows.

LibreOffice

LibreOffice (la alternativa gruita y libre a Microsoft Office) también permite realizar firma mediante certificado digital de todos los tipos de documentos que se pueden guardar con los programas de esta familia. Bastará con guardar el archivo que estemos utilizando y acceder al menú/Firmas digitales, pulsamos Firmar el documento y seleccionamos el certificado digital correspondiente. Pero tened en cuenta que no será un PDF. Por ello tenéis la opción de exportar desde Archivo directamente a PDF y en la pestaña de Firma Digital es podréis elegir el certificado a usar.

ClickSign, para la firma masiva de documentos

ClickSign es una aplicación perfecta para cuando necesitamos firmar una gran cantidad de PDF de una sola vez, puesto que permite hacerlo, si bien en su versión Pro, que es de pago. Aunque también cuenta con una versión gratuita muy apañada, con la que no tendremos problemas en firmar digitalmente nuestros PDF, incluido el poner la marca de agua.

Microsoft Office

Microsoft Office también nos permite firmar digitalmente los documentos recurriendo a la opción de insertar una línea de firma en un documento, desde ahí bastará con hacer click sobre el cuadro de texto que se crea y que nos permite añadir comentarios ala firma o seleccionar un certificado digital de firma. Luego nos bastará con exportar el documento como PDF.

También puedo firmar cualquier documento PDF (online y gratis), desde mi navegador

Todas las herramientas que hemos visto en el epígrafe anterior deberemos descargarlas a nuestro ordenador para poder usarlas, pero si no queréis descargar e instalar programas, también existen herramientas online para firmar PDF digitalmente. Vamos a ver algunas de ellas.

En la web de Smallpdf

Entre todas las opciones que tiene Smallpdf en su wbe, encontramos casi al final Firmar PDF. El proceso es bastante sencillo.

Pinchamos en dicha opción y elegimos Firmar documento. Escogemos la firma y el lugar dónde queremos que aparezca y descargamos el PDF. Tened en cuenta que en este caso no estaréis firmando con el certificado digital, solo con vuestra firma “manuscrita”.

PDF24

Aunque cuando entréis en su web veías la opción de descarga, PDF24 cuenta con herramientas para firmar documentos desde el navegador. Entre todas las opciones de las que dispone, elegís Firmar PDF. Como en el programa anterior, podréis colocar una firma en el PDF, generarlo y descargarlo.

Nuevamente, aunque el programa permite firmar un PDF online, no será con el certificado digital.

LightPDF

Como los dos programas anteriores, LightPDF cuenta entre sus múltiples opciones la posibilidad de firmar digitalmente un PDF gratis, pero no será a través de certificado digital, si no de una firma que podréis crear vosotros. El funcionamiento es igual que en los otros programas que hemos visto.

HiPDF

Finalmente, HiPDF es otra aplicación de firma online como las que hemos con anterioridad y que funciona de manera muy similar, pero teniendo en cuenta de que no se usa para la firma el certificado digital, sino la firma que creemos o subamos desde nuestro ordenador como una imagen.

Quiero firmar un PDF digitalmente en mi móvil o tablet ¿Cómo hacerlo en cada sistema operativo?

Aparte de firmar documentos PDF desde el ordenador, también podemos hacerlo desde nuestro móvil o tablet, siempre que tengamos el certificado digital correspondiente instalado en estos dispositivos.

Tanto para Android como para iOS, la aplicación que buscaos es Cliente movil afirma del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, que actualmente es la única aplicación que permite firmar con certificado digital a través de móvil o tablet.

Firmar en un móvil iOS

Tanto si lo queréis instalar en vuestro iPhone o en vuestro iPad, encontraréis esta aplicación en la App Store. Es compatible con cualquier navegador instalado con iOS 11 o sueperior y funcionará cuando entréis en una web donde sea compatible firmar con certificado digital.

La firma en un móvil Android

Para descargar la aplicación para móviles y tablets Android, deberemos acudir a la Play Store de Google y descargarla desde allí y una vez instalada, nos permitirá utilizar la firma en webs donde esta sea compatible.

Finalmente tengo problemas y no puedo firmar digitalmente un PDF ¿Cual puede ser la razón?

Si a la hora de firmar con vuestro certificado digital os da problemas y no podéis firmar el PDF, la causa más probable sea que o tenéis el certificado caducado o no lo tenéis instalado en vuestro ordenador.

En caso de que esté caducado, tendréis que eliminarlo de vuestro sistema, accediendo a al almacén de certificados digitales tal y como os explicamos más arriba (en preferencias de Internet) y desde ahí podréis quitarlo sin problemas. Si actualizasteis el certificado antes de que caducara y lo instalasteis, deberías tener ese certificado en el almacén, en caso contrario, tendréis que instalarlo (buscar el certificado donde lo hubierais descargado, hacer doble click en él y pulsar en el botón de instalar).

Una vez instalado, abrir Adobe Acrobat Reader y en Administrador de confianza buscamos Actualizaciones automáticas de European Union Trusted List para pinchar en Actualizar ahora.

Esto debería bastar para poder firmar tus PDFs con certificado.