La AEPD (Agencia Española de Protección de Datos) proporciona una serie de herramientas para que las entidades privadas y públicas puedan resolver dudas y realizar diferentes labores relacionadas con la protección de datos. Entre esas herramientas estaba el canal INFORMA RGPD, que en 2020 pasó a ser el Canal_DPD.
En este artículo hablamos de:
¿Qué era el canal INFORMA RGPD de la AEPD?
Unos meses antes de la entrada en vigor del RGPD en mayo de 2018, la AEPD ponía en marcha el denominado canal INFORMA RGPD, una vía de comunicación para que responsables y encargados del tratamiento, así como Delegados de Protección de Datos (DPO o DPD) pudieran plantear sus dudas respecto a la inminente normativa europea de protección de datos para empresas y otras organizaciones y entidades públicas y privadas y su aplicación en ellas.
Herramientas como Facilita EMPRENDE, Gestionar EIPD, INFORMA RGPD y Facilita RGPD, entre otras, así como las diferentes guías que ha ido publicando la AEPD, han sido de gran utilidad para responsables, encargados y DPO para resolver dudas, así como para realizar la gran mayoría de los trámites relativos a protección de datos.
La mayoría de estas herramientas siguen vigentes y operativas, pero ese no es el caso de INFORMA RGPD, que tras algo más de dos años, en los que ha atendido cerca de 7000 consultas, ha dejado de estar activo, por considerar que ha cumplido con su objetivo de ayudar a las entidades en la adaptación del RGPD y la LOPDGDD y ha sido rediseñado para convertirse en el canal del DPD.
De INFORMA RGPD a Canal_DPD
En 2020, cómo decíamos, INFORMA RGPD pasaba a ser Canal_DPD, un canal de consultas para que los delegados de protección de datos puedan cumplir las funciones que tienen encomendadas en el artículo 39 del RGPD, en especial la letra e) del apartado 1: «Actuar como punto de contacto de la autoridad de control para cuestiones relativas al tratamiento, incluida la consulta previa a que se refiere el artículo 36, y realizar consultas, en su caso, sobre cualquier otro asunto».
Es decir, que a través del Canal del DPD, estos pueden presentar diferentes consultas y dudas relativas a los tratamientos de datos personales que prevean llevar a cabo o estén llevando a cabo sus responsables o encargados del tratamiento, para determinar la idoneidad y licitud de los mismos. Aunque cómo veremos más adelante, las cuestiones que pueden plantear los DPD tienen algunas limitaciones.
Por lo tanto, no debemos confundir el objetivo del Canal del DPD con el del deber de información del RGPD (que recae sobre los responsables del tratamiento respecto a los interesados), sino que este canal tiene como finalidad responder a las cuestiones presentadas por los DPD relativas al tratamiento de datos personales, incluida la consulta previa en el caso de las evaluaciones de impacto de los tratamientos de datos.
¿Quién puede usar el canal Canal_DPD?
Pueden usar el Canal_DPD los delegados de protección de datos designados por los responsables y encargados del tratamiento, tanto del sector público como del privado, que hayan sido designados por estos y comunicados a la AEPD. Esto incluye tanto a DPD que hayan sido nombrados por obligación establecida en el RGPD o la LOPDGDD, como para aquellos que hayan sido designados de manera voluntaria por su entidad. La única condición es que hayan sido comunicados a la AEPD.
Así mismo, también pueden usar el Canal_DPD las organizaciones y asociaciones representativas de responsables y encargados del tratamiento que ofrezcan servicios de DPD, es decir, entidades que ofrezcan un servicio externo de DPD para terceros.
¿Cómo funciona Canal_DPD?
Al Canal_DPD, a diferencia de lo que ocurría con el canal INFORMA RGPD, solo pueden acceder los DPD comunicados a la AEPD para hacer sus consultas.
Para ello, deben dirigirse a la Sede Electrónica de la AEPD, entrar como una entidad y acceder al Canal del DPD, para lo que necesitarán certificado electrónico, DNIe, Cl@ve PIN o una clave permanente.
Una vez identificados, se podrá plantear la consulta siguiendo las instrucciones de la AEPD. El DPD deberá facilitar toda la información relativa a la cuestión planteada y al análisis que haya hecho en el ejercicio de sus funciones. Así mismo se adjuntará toda la documentación pertinente.
Acceso al Canal Dpd
Una vez enviada la consulta, esta se atenderá teniendo en cuenta su contenido y repercusión (hay cuestiones que aunque las plantee un DPD en concreto, pueden afectar y ser de interés para el resto de DPD, responsables y encargados del tratamiento), así como al número de cuestiones que se reciban, en base a razones de eficiencia y optimización de recursos.
Las respuestas a las consultas hechas por los DPD son respondidas en base a los criterios establecidos previamente por el Gabinete Jurídico de la AEPD.
¿Puedo plantear cualquier cuestión en el Canal_DPD?
Cómo ya adelantábamos más arriba, existen límites a las cuestiones que pueden plantear los DPD a través del Canal del DPD.
Para empezar, y como recuerda la propia AEPD en la página de información dedicada a esta herramienta, antes de hacer una consulta, se debe comprobar si la duda a plantear ya ha sido resuelta o está contemplada en alguna de la diversa documentación informativa que publica la Agencia en su página web, como sus diferentes Guías, la sección de preguntas frecuentes o en otras herramientas para facilitar el cumplimiento del RGPD (por ejemplo, si se trata de una duda sobre videovigilancia, existe una guía específica sobre el uso de cámaras para seguridad y otras finalidades).
Aparte de esta documentación, tampoco se responderá a través del Canal del DPD a:
- Cuestiones planteadas desde un punto de vista hipotético, es decir, plantear un supuesto escenario respecto a un tratamiento que en realidad no existe ni se está llevando a cabo.
- Cuestiones relacionadas o que pudiesen estarlo con procedimientos que esté tramitando la AEPD, incluidas las relativas al estado de tramitación.
- La validación de documentos elaborados por responsables y encargados en materia de protección de datos (como, por ejemplo, el registro de actividades de tratamiento o el informe de auditoría RGPD), ya que tener estos documentos hechos de manera adecuada y acorde a la normativa es responsabilidad de responsables y encargados, de acuerdo al principio de responsabilidad proactiva.
- Solicitudes de acceso a información pública.
- Consultas que se hayan presentado por el Canal de la Ciudadanía.
En definitiva, el Canal del DPD es el canal que pueden y deben usar los DPD para plantear determinadas dudas y consultas relativas a los tratamientos de datos personales. Responsables y encargados del tratamiento pueden, a través de sus DPD, realizar estas mismas consultas a la AEPD, siempre teniendo en cuenta que antes de enviar cualquier cuestión, se debe consultar la información que la Agencia tiene publicada a disposición tanto de estos como de la ciudadanía.