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Compliance

Cómo implantar un canal de denuncias eficiente para la empresa

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La normativa actual obliga a las empresas de cierta envergadura a implantar un canal de denuncias. Se trata de una medida que busca garantizar las buenas prácticas y la transparencia. Pero, ¿cómo se ponen en marcha los canales de denuncias? ¿Cómo conseguir que se convierta en una vía de comunicación eficaz?

canal de denuncia trabajadores

¿Qué es un canal de denuncias?

La definición de canal de denuncias sería aquella herramienta que permite a trabajadores y profesionales alertar a su propia empresa sobre malas prácticas o conductas que lleven a cabo otros empleados o terceras personas que tengan relación con la entidad.

Las empresas son susceptibles de sufrir las consecuencias de las malas conductas de trabajadores o directivos que pueden caer en acoso, estafas, fraudes, corrupción y otras irregularidades. El objetivo de los canales de denuncias es, precisamente, evitar estas prácticas, aumentar la transparencia de una empresa y la confianza entre sus miembros.

Además, establecer un canal de comunicación interno para denuncias eficiente contribuye a que la empresa evite sanciones y multas por las irregularidades que puedan competer sus empleados de forma individual, es decir, funciona como un método para depurar responsabilidades y eximir de culpabilidad a la empresa.

¿Es obligatorio contar con un canal de denuncias?

Tener un canal de denuncias es obligatorio para todas las empresas con más de 50 trabajadores. Así lo estipula la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019. Esta normativa entró en vigor el 26 de noviembre de 2019 con el objetivo de regular la implantación de medidas de whistleblowing. El PE establece dos años de plazo para implantar estas medidas, poniendo de fecha topa el 21 de diciembre de 2021.

Características y requisitos de los canales de denuncias

Los canales de denuncias de compliance en la empresa deben de cumplir una serie de características:

  • Ser fácilmente accesibles. Debe ser un mecanismo fácil y rápido de usar, al que todos los empleados tengan acceso.
  • Garantizar la confidencialidad y el anonimato. Es imprescindible salvaguardar la identidad de los denunciantes ante posibles represalias.
  • Formar a los empleados. La empresa debe comunicar la existencia del canal ético, su funcionamiento y los objetivos que persigue. Asimismo, los empleados deben conocer el proceso y formato de presentación de denuncia, así como la comunicación de la misma a la persona afectada.
  • Revisar periódicamente el funcionamiento del canal de denuncias. Si es necesario, se puede solicitar una auditoría externa que permita detectar y subsanar posibles errores.
  • Establecer un régimen sancionador adecuado. Esto es, un sistema disciplinario que imponga las sanciones adecuadas por el cumplimiento de la ley o las normativas internas de la empresa.
  • Informar a los representantes de los trabajadores sobre todo lo relativo al canal de denuncias de la empresa.

Objetivos de un canal de denuncias

La puesta en marcha de un canal de denuncias anónimas cumple una serie de finalidades en la empresa. Estas son algunas de las más importantes:

  • Cumplir con lo dispuesto en la Directiva (UE) 2019/1937, referente a la aplicación de medidas de compliance y whistleblowing.
  • Detectar aquellas actividades o áreas de la empresa más susceptibles de ser objeto de infracciones, anticipándose y previniendo los delitos.
  • Otorgar a la empresa una herramienta con la que controlar su propia actividad y detectar irregularidades internas.
  • Permitir a la empresa la imposición de sanciones o multas por el incumplimiento de la normativa.
  • Facilitar la colaboración de las persona jurídica en las investigaciones judiciales o procesos penales en las que se vean envueltos los autores de las conductas denunciadas.

En definitiva, el objetivo final es mejorar el funcionamiento de la empresa, facilitando canales transparencia y garantizando un comportamiento ético y sus miembros.

¿Qué tipos de canales de denuncias existen?

Existen diferentes tipos de canales de comunicación para denuncias, dependiendo de su modo de implantación o del formato que puede emplear el denunciante.

Interno

Un canal de denuncias interno es aquel que implanta la propia organización. Su objetivo es que los empleados puedan denunciar infracciones o malas praxis por parte de otros trabajadores. Puede ser puesto en marcha por numerosas entidades, desde empresas privadas hasta públicas, pasando por asociaciones, ayuntamientos, etc.

Externo

El canal de denuncias externo es aquel que recoge comunicaciones sobre infracciones que se realizan ante alguna autoridad competente. Es este caso, las empresas encargadas de recibir y gestionar la denuncia son aquellas que están reguladas por el Estado, caso del Banco de España, el Servicio Ejecutivo de la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias (SEPBLAC), la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF), la Autoridad Europea de Valores y Mercados (AEVM), etc. También está ya disponible el canal de denuncias de la AEPD, prioritario para temas relevantes a la protección de datos.

Para denuncias digitales

Uno de los métodos más extendidos en la actualidad es el uso de un canal de denuncias digital. La comunicación se realiza a través de una aplicación o software que se integra dentro de la propia empresa.

Es un método que cuenta con numerosas ventajas. Para empezar, es un sistema que permite encriptar la información y garantizar el anonimato de la denuncia. También suele permitir añadir otro tipo de información a la denuncia, por ejemplo texto, vídeos, imágenes, etc.

Por otro lado, estos sistema digitales también garantizan la seguridad de la información y el cumplimiento del RGPD y la LOPDGDD. En definitiva, es un canal que favorece la anonimidad y que aumenta las posibilidades de que los empleados se atreven a denunciar sin miedo a represalias.

Para denuncias telefónicas

Los canales de denuncias telefónicas o ‘whistleblowing hotline‘ son algunos de los más comunes, sobre todo en la cultura estadounidense. Muchos de ellos están disponibles 24/7 y garantizan un relativo grado de anonimato.

A su favor, que es un método muy útil en aquellos países menos desarrollados o en zonas donde la implantación del internet es escasa. En su contra, que no permite realizar un seguimiento automático de los casos. Es decir, la información de una denuncia telefónica no queda registrada en un sistema, sino que se ha de registrar, organizar y procesar de forma manual.

Para denuncias cara a cara

Otro canal de denuncias habitual es la comunicación cara a cara a cara con un superior. Obviamente, en este casos no existe el anonimato, son denuncias hechas a cara descubierta.

A pesar de ello, no suelen ser especialmente efectivas. Decir las cosas a la cara no garantizar que se vaya a realizar un seguimiento del caso o que se vayan a tomar medidas. Tampoco puede asegurar que se vayan a preservar los datos del denunciante frente al denunciado. En definitiva, es un método que para ser efectivo requiere de un considerable grado de confianza entre las partes.

Para denuncias vía email

Muchas empresa implantan un canal de denuncias por email. Es un método sencillo, barato y fácilmente accesible. Sin embargo, ni es anónimo ni asegura el seguimiento automático del caso.

A pesar de que los correos electrónicos no encriptan totalmente el contenido ni garantizan un seguimiento de la denuncia, son uno de los métodos más elegidos debido a su comodidad.

¿Qué debe contener un sistema de denuncias completo y eficiente?

¿Cómo se pueden implementar unas vías de comunicación para denuncias que sean realmente eficientes? Lo vemos en los siguientes puntos.

Comunicación adecuada con las personas que tendrán acceso al servicio de línea de denuncias

La empresa debe informar a sus empleados acerca de la manera correcta de hacer uso del canal de denuncias. Es probable que antes de emplear el sistema surgen una serie de preguntas que han de ser respondidas:

  • ¿Qué tipo de actitudes o comportamientos pueden ser constitutivos de delito?
  • ¿Cuál es son los métodos a emplear para ponerse en contacto con los responsables de analizar estas denuncias?
  • ¿Por qué es necesario utilizar estos sistemas? ¿Qué razones hay para que los trabajadores se fíen de estos canales de denuncias?
  • ¿Qué tipo de procedimiento se emplea a la hora de procesar las denuncias?
  • Qué tipo de responsabilidad tiene el denunciante al realizar un reporte?
  • ¿Por quién está formado el equipo profesional encargado de atender las denuncias?

Estas son solo algunas de las dudas que la empresa debe resolver a sus trabajadores para facilitar un uso natural del sistema de denuncias. Es decir, no debe ser un departamento abstracto ni al que los empleados tengan temor, sino que debe convencerles de que es una herramienta accesible y beneficiosa, tanto para los trabajadores como para la empresa.

Contar con un canal de denuncias fácil y accesible

Para que cualquier miembro pueda contribuir a las labores de compliance de la empresa, es necesario que los canales de denuncias sean conocidos y accesibles para todos. Es aconsejable dar una formación para que todos los miembros de la compañía sepan cómo proceder en caso de observar irregularidades manifiestas en las empresa.

Se recomienda contar con un solo canal de comunicación, ya que tener más de uno suele entorpecer la proceso al tener que analizar información en diferentes medios y formatos.

Disponer de un equipo preparado para recibir y administrar las denuncias

Es imprescindible contar con un grupo de personas encargado de organizar y analizar las denuncias. Estas personas serán quienes decidan si se deben comunicar a esferas más altas, o si se necesita contratar investigadores externos para ir hasta el fondo del asunto. Además, también deben adoptar las medidas necesarias para tratar con la diligencia necesaria aquellas denuncias que incluyan información especialmente sensible.

Normalmente, este equipo está compuesto por personas que forman parte de la Junta , o que son expertos en algún campo relacionados con las finanzas, administración, protección de datos o, sobre todo, en el área de recursos humanos.

Un software para gestionar la línea de denuncias y controlar las autorizaciones

El uso de la tecnología aportar muchas y buenas soluciones a la hora de tramitar denuncias dentro de la empresa. Los programas para gestión de reportes ofrecen módulos que permiten crear denuncias, archivarlas, organizarlas por tipos, adjuntar archivos o visualizar estadísticas. Además, permiten una comunicación bidireccional más fluida entre demandante/empresa. Algunos de los software que ayudan en este ámbito son Globalsuite, Ethicos o Garantic.

¿Cómo puedo implementar un canal de denuncias en mi empresa?

Hay ciertos pasos imprescindibles para implementar un canal de denuncias. El primer de ellos es decidir qué vías de comunicación se van a habilitar para que los empleados se pongan en contacto con la empresa: teléfono, email, software, etc.

Si se va a aplicar un software, hay que decidir si se va a desarrollar una herramienta interna, o contar con un proveedor externo. La ventaja de desarrollar un software interno es que se puede adaptar totalmente a las necesidades de la compañía. Las desventajas radican en que se necesita personal experto para desarrollar la herramienta, y que puede consumir bastante tiempo y recursos. Por su parte, el software externo es más rápido y sencillo de implantar pero, por contra, suele ser más caro y genérico.

Otro paso fundamental es decidir quién se va a encargar del canal de denuncias internas. Lo más recomendable es que sean varias personas, a poder ser una de cada área de la empresa. Por ejemplo, una persona especializada en temas económicos/tributarios y otra en cuestiones laborales. No se aconseja que sea una sola persona quien imponga su criterio, pero tampoco que haya demasiados encargados ya que será más complicado ponerse de acuerdo.

Por otra parte, hay que establecer unas directrices sobre qué temas se pueden tratar en el canal de denuncias, y cuáles no. Será habitual que el canal reciba comunicaciones de quejas o sugerencias sobre salarios, contratos u otros aspectos que no tengan que ver con alertas sobre infracciones. En este sentido, hay que dejar claro qué comunicaciones se van a valorar y cuáles no.

Una vez se hayan decidido los criterios para la admisión de denuncias, es necesario informar a los empleados sobre ello. Y no solo sobre el tipo de comportamientos o hechos que se pueden comunicar, sino de las vías correctas para hacerlo. Por ejemplo, ¿cómo usar el software para avisar sobre una mala conducta? Es decir, sería una fase de formación e información.

También es necesario decidir las medidas sancionadoras que se van a aplicar en el caso de descubrir hechos constitutivos de delito, o que atentan contra las buenas prácticas o la imagen de la empresa. Asimismo, se deben poner en marcha los mecanismos necesarios para asegurar la anonimidad y confidencialidad de la información.

Por último, está la fase de análisis del funcionamiento del sistema. ¿Qué aspectos fallan? ¿En qué se pueden mejorar? ¿Qué medidas se pueden adoptar para conseguir un canal de denuncias todavía más eficaz? ¿Se puede hacer extensible a clientes o proveedores?

Con esto llegamos al final del artículo, no sin antes recordarte que la apertura de un canal de denuncias es obligatoria para empresas con más de 50 trabajadores. Su implantación deberá ser efectiva en diciembre de 2021, así que no hay excusas para implantarlo.

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