Uno de los principales objetivos de la normativa del canal de denuncias es asegurar la protección de los denunciantes (informantes o alertadores) ante la denuncia de irregularidades dentro de una organización. Para ello, es necesario implementar un canal de denuncias anónimas y confidenciales en la empresa.

Canal de denuncias anónimas y confidenciales en las empresas

La Directiva Whistleblowing y la Ley 2/2023 de protección del informante de corrupción establecen que el canal de denuncia interno deberá no solo garantizar la confidencialidad de las denuncias y de la identidad de los denunciantes y personas afectadas por la denuncia, sino también admitir denuncias anónimas.

Esto significa que el sistema elegido para implementar el canal de denuncias obligatorio debe contar con las medidas técnicas y organizativas necesarias para, por un lado, asegurar que la identidad de denunciantes y personas afectadas por la denuncia (tanto denunciados como otras personas que aparezcan mencionadas en ella) se mantiene confidencial y solo conocida por el personal autorizado, cuando la denuncia es nominativa, es decir, el denunciante se identifica en el momento de hacerla.

Y, por otro lado, permitir que aquellos denunciantes que no deseen identificarse al hacer la denuncia, puedan hacerlo, además de poder seguir siendo informados respecto a la recepción de la denuncia, su archivo o el proceso de investigación interna y resolución a los que puede dar lugar.

Es decir, el sistema interno de información de las empresas debe permitir tanto la recepción y gestión de denuncias confidenciales como de denuncias anónimas. Por lo tanto, todas las empresas deben implantar un canal de denuncias anónimas y confidenciales (tanto las obligadas por la normativa como aquellas que lo hagan de manera voluntaria).

¿Por qué la Ley permite implantar un canal de denuncias anónimas?

Hasta la entrada en vigor de la Directiva Whistleblowing, la admisión de denuncias anónimas en el canal de denuncias era un tema de constante discusión; en España, la denuncia, tal y como se regula en el ámbito del Derecho, implica la identificación del denunciante, si bien existen canales externos de denuncia en los que es posible hacer denuncias anónimas, estas no suelen tener el mismo peso.

Ahora, con la Directiva europea y la Ley 2/2023 se pone fin a esta discusión y se va un paso más allá, estableciendo como obligación la admisión de la denuncia anónima (cabe recordar que estas normas denominan a la denuncia como comunicación o información, si bien en la mayoría de artículos usamos «denuncia» como sinónimo de estos términos) y, por tanto, se hace necesario implantar un canal de denuncias anónimas en las empresas.

Hay dos razones detrás de la implantación de un canal de denuncias anónimo:

  • Para ofrecer una forma de denunciar que genera más confianza entre los alertadores, ya que si no tienen que identificarse, es más probable que se animen a denunciar la irregularidad de la que han sido testigos.
  • Porque se convierte en una forma más de protección de los denunciantes ante posibles represalias.

¿Cómo hacer denuncias anónimas?

Para que las denuncias puedan hacer denuncias anónimas, es fundamental que el sistema elegido por la empresa para implantar el canal de denuncias permita el envío y gestión posterior de las denuncias anónimas (cómo veremos más adelante).

Respecto a cómo hacer denuncias anónimas a través del sistema interno de información; estas se hacen de la misma forma que una denuncia confidencial: se especifican los hechos denunciados y la persona o departamento responsable de los mismos, si se tienen, se adjuntan las pruebas correspondientes, se consigna la fecha en la que ocurrieron los hechos y, en su caso, la hora aproximada. Una vez cumplimentada esta información, se envía a través del canal habilitado por la empresa.

La diferencia con la denuncia confidencial, es que a la hora de hacer la denuncia anónima, el denunciante no tendrá que identificarse de ninguna manera, lo que incluye no tener que dar una dirección de correo electrónico o un número de teléfono o remitir la denuncia desde un email concreto. El sistema del canal de denuncias debe permitir que se pueda hacer la denuncia desde el mismo, sin adjuntar ningún tipo de dato identificativos (por ese motivo, los canales de denuncia digitales basados en software online o local son los más recomendados).

En ese sentido, como denunciantes, si realmente queremos permanecer anónimos, también debemos tener cuidado de no facilitar datos o información identificativa, como pueden ser los metadatos en las imágenes (si adjuntamos alguna) o información de la que se pueda inferir nuestra identidad.

¿Cómo implementar un canal de denuncias anónimo y confidencial?

Para implementar un canal de denuncias anónimo se debe escoger un sistema que cuente con medidas capaces de garantizar tanto el anonimato como la confidencialidad. La mejor solución es recurrir a un software para el canal de denuncias, como el que ofrece Grupo Atico34 a sus clientes, ya que estos programas, en la mayoría de los casos, permiten habilitar una vía para la denuncia anónima, incluida la comunicación con el denunciante anónimo, y cuentan con funciones y características que garantizan la confidencialidad.

Entre esas funcionalidades y características deben estar:

  • La encriptación de las comunicaciones.
  • La asignación de roles y el control de acceso a la plataforma de gestión del canal, para limitar el acceso a la información de las denuncias solo al personal autorizado.
  • Contar con un medio o sistema que permita la comunicación bidireccional entre Responsable y denunciantes (puede ser a través de asignación de contraseñas únicas, de un chat confidencial o recurriendo a un gestor externo del canal de denuncias, que se ocupe de la recepción y clasificación de las denuncias).
  • No recopilar datos identificativos al realizar la denuncia anónima, lo que también debería incluir la distorsión de la voz para las denuncias verbales. Además, se deberá advertir a los denunciantes anónimos, en el funcionamiento del canal, de que revisen y eliminen los metadatos de los archivos adjuntos que pudieran enviar con la denuncia.

Por lo tanto, implementar un canal de denuncias anónimas y confidenciales pasa por elegir el medio o solución que garantice la confidencialidad de denunciantes, personas afectadas y del propio proceso, así como la posibilidad de hacer, recibir y gestionar las denuncias de aquellos alertadores que no quieran identificarse al realizar la denuncia. El resto del proceso de implementación es tal y como lo describimos en nuestro artículo sobre cómo implementar el canal de denuncias.

¿Cómo gestionar las denuncias anónimas y confidenciales?

La gestión de las denuncias anónimas y confidenciales siguen los mismos pasos:

  • Recepción y registro de la denuncia y notificación al denunciante. En el caso de la denuncia confidencial, se puede enviar la notificación al medio de contacto que haya aportado durante el proceso de presentación de la denuncia. Respecto a los denunciantes anónimos, aunque depende del sistema escogido, lo más habitual es facilitarles una contraseña única o número de seguimiento para que puedan acceder ellos mismos a la plataforma y ver el estado de su denuncia.
  • Valoración y clasificación de la denuncia:
    • Si no se encuentran indicios infractores o delictivos, se procederá a archivar la denuncia.
    • Si se encuentran indicios de que se pueda estar cometiendo una infracción o delito, comenzará un proceso de investigación interna, siguiendo el protocolo establecido por la organización para ello.
  • Notificación al denunciante del archivo o investigación de la denuncia.
  • Proceso de investigación interna y resolución de la denuncia. La resolución también quedará registrada en el libro-registro del canal.
  • Aplicación, en su caso, de las medidas disciplinarias correspondientes y notificación al denunciante.

Durante todo este proceso, se deben aplicar las medidas necesarias para garantizar la confidencialidad de todas las personas implicadas en la denuncia (desde el denunciante al denunciado y los posibles testigos). Así mismo, se pondrán en práctica las medidas de protección y apoyo al denunciante que sean necesarias.

Diferencia entre denuncia anónima y denuncia confidencial

Aunque pueda parecer lo contrario, la denuncia anónima y la denuncia confidencial no son lo mismo, aunque la gestión de la denuncia anónima también debe garantizar la confidencialidad, puesto que en ella se pueden mencionar a otras personas (denunciado o testigos).

Así, la denuncia confidencial implica la identificación del denunciante, quien consignará su nombre a la hora de hacer la denuncia a través del sistema interno de información, que deberá garantizar la preservación de los datos identificativos del denunciante, a los que solo podrá acceder personal autorizado (como el Responsable del canal, la comisión de investigación o recursos humanos, en función del proceso y consecuencias que puedan derivarse de los hechos denunciados).

Por su parte, la denuncia anónima es aquella en la que el denunciante no aporta ningún dato identificativo al hacer la denuncia, entendiendo por datos identificativos cualquier información que pueda servir para identificarlo más allá del nombre (dirección de correo, número de teléfono, metadatos de un archivo adjunto, la voz, etc.).

¿Se puede conocer la identidad del denunciante anónimo en algún momento?

Si bien el canal de denuncias debe admitir la denuncia anónima, es posible que en algún momento del proceso se pueda desvelar y conocer la identidad del denunciante anónimo, bien porque este decida voluntariamente identificarse, o bien porque debido al hecho denunciado, la identificación del denunciante ante las autoridades pertinentes sea imperativa (por ejemplo, podría ocurrir si la denuncia acaba ante las autoridades y en un proceso judicial).

En definitiva, cualquier canal de denuncias interno debe ser un canal de denuncias anónimas y confidenciales (algo que también se aplica a los canales de denuncias implementados de manera voluntaria en aquellas empresas que no tengan la obligación de hacerlo).

Si tu empresa necesita implementar el canal de denuncias anónimo y confidencial, no dudes en ponerte en contacto con Grupo Atico34, no solo te ayudaremos en su implementación, sino que también contarás con el asesoramiento jurídico de un grupo de abogados con una dilatada experiencia para gestionarlo y gestionar las denuncias de acuerdo a la Ley.