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Compliance

Anonimato en el canal de denuncias de la empresa

Uno de los principales objetivos de la nueva Directiva sobre Whistleblowing es asegurar la protección de los alertadores ante la denuncia de infracciones o delitos dentro de una organización. Para ello, resulta necesario garantizar el anonimato en el canal de denuncias y establecer los mecanismos y protocolos necesarios para ello.

El anonimato en los canales de denuncias. ¿Qué dice la ley?

Existen diversas leyes en España que ya abogaban por la protección de los denunciantes ante la comunicación de hechos delictivos o comportamientos ilícitos dentro de la empresa.

La Ley 10/2010 de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo señala en su artículo 26 bis que “los sujetos obligados establecerán procedimientos internos para que sus empleados, directivos o agentes puedan comunicar, incluso anónimamente, información relevante sobre posibles incumplimientos de esta ley, su normativa de desarrollo o las políticas y procedimientos implantados para darles cumplimiento, cometidos en el seno del sujeto obligado“.

El anonimato en el canal de denuncias interno también queda recogido en la normativa de protección de datos. En concreto, la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD) señala en su artículo 24 que “será lícita la creación y mantenimiento de sistemas de información a través de los cuales pueda ponerse en conocimiento de una entidad de Derecho privado, incluso anónimamente, la comisión en el seno de la misma o en la actuación de terceros que contratasen con ella, de actos o conductas que pudieran resultar contrarios a la normativa general o sectorial que le fuera aplicable. Los empleados y terceros deberán ser informados acerca de la existencia de estos sistemas de información“.

Sin embargo, la confidencialidad en el canal de denuncias y la protección del denunciante ante la notificación de delitos en el seno de la empresa ha dado un paso más allá con la entrada en vigor de la nueva directiva sobre whistleblowing.

El anonimato del canal de denuncias según la Directiva 2019/1937

La Directiva 2019/1937 sobre Whistleblowing ha reforzado la protección de los alertadores ante la denuncia de delitos o comportamientos negligentes dentro de las organizaciones.

En su artículo 6, esta directiva indica que los denunciantes tendrán derecho a protección ante la notificación de una denuncia en los siguientes casos:

  • Cuando existan motivos o pruebas para pensar que el hecho denunciado es veraz.
  • Cuando el hecho denunciado entre dentro del ámbito de aplicación del derecho europeo.
  • Los hechos hayan sido denunciados mediante los canales internos de la empresa, a través de canales externos, o hayan sido revelados públicamente.

La Directiva sobre Whistleblowing también indica que, aunque existe la obligación de garantizar el anonimato en el canal de denuncias, los Estados miembros también mantendrán la facultad para exigir o no a las personas jurídicas, tanto públicas como privadas, o las autoridades competentes en la materia, de aceptar la tramitación de dichas denuncias anónimas.

Por último, el artículo 6 de esta directiva añade que aquellas personas que hayan revelado información sobre infracciones de forma anónima, pero que posteriormente hayan sido identificadas, tendrán derecho a protección, de forma que no se puedan tomar represalias contra ellas.

¿Quién puede acceder a la información?

El anonimato de denunciante puede chocar con el hecho de que el mismo expediente de la denuncia es una fuente de información para otras partes implicadas, como por ejemplo para el departamento de recursos humanos o para la comisión encargada de estudiar dichas denuncias.

En este sentido, el acceso a la información incluida en las denuncias solo debe ser accesible para aquellos que desarrollen funciones de control interno o cumplimiento. Solo estará accesible a terceras personas cuando sea imprescindible para la aplicación de medidas disciplinarias, o ante requerimientos de las autoridades pertinentes en procesos judiciales.

¿Cuánto tiempo puede conservarse la información?

La información presente en el canal de denuncias interno de la empresa solo deberá mantenerse durante el tiempo necesario para dar por cumplida la finalidad del tratamiento, esto es, para decidir sobre la necesidad de investigar los hechos o comportamientos delictivos denunciados.

El plazo de conservación de las denuncias anónimas en el canal interno de la empresa será de tres meses. Transcurrido ese plazo el expediente deberá ser eliminado del canal, sin perjuicio de que pueda seguir siendo accesible para su gestión por parte de los órganos pertinentes, pero ya fuera del canal de denuncias. En caso de que se trate de denuncias que no hayan sido investigadas, éstas solo podrán mantenerse en el sistema de forma debidamente anonimizada.

En definitiva, el anonimato en el canal de denuncias es uno de los derechos que ha venido a reforzar la nueva directiva sobre Whistleblowing. Además de garantizar la anonimidad y confidencialidad de los denunciantes, se busca su protección para evitar futuras represalias.