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Almacenamiento en la nube para empresas: Ventajas y desventajas

El almacenamiento en la nube supone toda una serie de ventajas, especialmente para las empresas, pero también puede implicar algunos inconvenientes que es necesario conocer antes de decidirse a contratar uno de estos servicios. En este artículo repasamos las principales ventajas y desventajas del almacenamiento en la nube para empresas.

¿Qué es el almacenamiento en la nube?

El almacenamiento en la nube o cloud storage es un sistema en línea que nos permite transferir datos a un servicio de almacenamiento externo, mantenido por un tercero (un proveedor de servicios de en la nube), de manera que los archivos quedan guardados en un servidor remoto, al que podemos acceder vía internet.

Las empresas que utilizan almacenamiento en la nube pueden, de esa manera, ampliar la capacidad de almacenamiento de sus dispositivos físicos, sin necesidad de comprar nuevos equipos o dispositivos. Además, el almacenamiento en la nube permite tener acceso a toda la información, recursos y/o datos internos de la empresa que son necesarios para desempeñar las tareas diarias, localizados en un solo punto. Pero, cómo veremos a continuación, esas no son las únicas ventajas del almacenamiento en la nube para empresas.

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¿Cuáles son las ventajas y desventajas del almacenamiento en la nube para empresas?

Cada día son más las empresas que se deciden a usar servicios en la nube, incluido el almacenamiento, especialmente aquellas empresas que tienen trabajadores a distancia o que necesitan tener parte o toda la información y recursos disponibles para los empleados de diferentes centros de trabajo, así como para contar con un respaldo para sus datos por seguridad.

Y, si bien, el almacenamiento en la nube aporta muchos beneficios a pymes y grandes empresas, tampoco está exento de algunos inconvenientes.

Ventajas del almacenamiento en la nube

Tanto si se manejan datos a gran escala, se tienen varias bases de datos, archivos con información crítica o simplemente se quiere tener acceso remoto desde cualquier sitio a la información de clientes y empleados, el almacenamiento en la nube para empresas tiene las siguientes ventajas:

  • Acceso desde cualquier lugar: La nube está en todas partes donde llegue internet y exista una conexión, por ello, los archivos y recursos que una empresa almacena en la nube estarán disponibles desde cualquier lugar, algo que cobra especial relevancia en la era del teletrabajo o para aquellas empresas con múltiples centros de trabajo o trabajadores que deben viajar a menudo por negocios.
  • Multiplataforma: Además, los datos almacenados en la nube no solo son accesibles desde cualquier sitio, sino que podemos acceder a ellos prácticamente desde cualquier dispositivo; ordenadores, smartphones, tablets… Cualquiera de ellos se convertirá en un punto de acceso a la nube y a los archivos almacenados en ella.
  • Seguridad: El almacenamiento en la nube aporta seguridad, no solo porque el proveedor del servicio tendrá implementadas las necesarias medidas para garantizar la seguridad de la información, sino porque este tipo de servicios también ofrecen funciones para encriptar información, lo que supone una capa extra de seguridad para los archivos que se guarden en la nube, especialmente si hablamos de cifrado de datos personales. Además, el acceso a la nube de almacenamiento estará protegido por usuario y contraseña, para evitar el acceso de terceros no autorizados.
  • Respaldo ante incidentes: Tener la información subida a la nube también supone tener una copia de seguridad de la misma, de manera que ante posibles incidentes de seguridad o desastres que puedan dañar los equipos y dispositivos físicos, tendremos disponible un respaldo para recuperar la información afectada.
  • Sincronización de archivos: Cuando se hacen cambios en los archivos almacenados en la nube, estos cambios se producirán en todo los dispositivos que se conecten a la nube, de manera que todos los miembros de la empresa con acceso a esos archivos, siempre tendrán disponibles las versiones actualizadas de los mismos (se acabó el copiar y pegar archivos en diferentes discos duros u ordenadores).
  • Trabajo en equipo a distancia: En línea con lo anterior, al tener los archivos en la nube, el trabajo en equipo a distancia es más fácil de realizar, especialmente cuando, aparte del servicio del almacenamiento, se usan otros servicios de cloud computing.
  • Menor coste: Si bien los servicios de almacenamiento en la nube para empresas tienen asociado un coste (si queremos disfrutar de sus mejores ventajas, tendremos que recurrir a un servicio de pago), este coste es menor que el que supondría comprar nuevos dispositivos de almacenamiento externo y llevar su mantenimiento. Para pequeñas empresas puede suponer un ahorro, por ejemplo, para mantener sus copias de seguridad.
  • Escalabilidad: Generalmente, el servicio de almacenamiento en la nube es escalable, esto quiere decir que podremos contratar el espacio que necesitemos para los datos de nuestra empresa y que si estos aumentan al crecer la empresa, podremos aumentar el tamaño de almacenamiento contratado (viceversa también).
  • Para cualquier tipo de empresa: Una de las mejores características del almacenamiento en la nube es que cualquier tipo de empresa puede contratar este servicio, da igual si hablamos de grandes empresas o de pymes, gracias a la escalabilidad y diferentes tarifas de precios, cualquier compañía puede beneficiarse de las ventajas que aporta la nube y disponer un espacio de almacenamiento de información acorde con sus necesidades y las de su negocio.

Desventajas del almacenamiento en la nube

Pero, cómo decíamos, no todo son ventajas en la nube, y por ello las empresas deben estar al tanto de las desventajas del almacenamiento en la nube:

  • Siempre conectado: Al ser un servicio en línea, para poder acceder a los archivos almacenados en la nube es imprescindible estar siempre conectado, de manera que si, por el motivo que sea, perdemos esa conexión, no podremos acceder a los archivos que podamos necesitar en ese momento.
  • Falta de soporte técnico en servicios gratuitos: Un buen soporte técnico es fundamental para hacer frente a problemas e incidencias en el servicio en la nube. Los servicios gratuitos suelen carecer de un soporte técnico dedicado, lo que podría ralentizar o entorpecer el ritmo de trabajo de la empresa ante posibles incidencias.
  • Sobrecarga: No es habitual, pero puede ocurrir que el servicio vaya más lento si se produce una sobrecarga en el servidor, al conectarse muchos usuarios al mismo tiempo.
  • Privacidad y protección de datos: Al usar un servicio de almacenamiento en la nube, no dejamos de poner en manos de un tercero externo datos e información muchas veces de carácter confidencial o que está sujeta a la normativa de protección de datos. Los proveedores de almacenamiento en la nube que tienen sus servidores fuera de la UE o el Espacio Económico Europeo (EEE) o en lugares desconocidos pueden suponer un riesgo de cumplimiento normativo en protección de datos. Aunque garanticen la seguridad de los datos y el respeto a la confidencialidad, nunca podremos estar completamente seguros de ello.
  • Seguridad: Aunque más arriba hablamos de la seguridad como una ventaja, esta también puede suponer un inconveniente, especialmente si el proveedor escogido no ofrece la suficiente confianza y no cuenta con una política de seguridad adecuada. Además, incluso con proveedores de confianza, si los empleados no cumplen con las medidas de seguridad a la hora de usar la nube, podrían convertirse en un punto débil ante posibles amenazas.
  • Pérdida de control: En cierto sentido, se produce una pérdida de control de los archivos subidos a la nube, no solo porque terceros no autorizados puedan llegar a tener acceso a los mismos, sino también en caso de caídas o de la desaparición del servicio, lo que nos dejaría sin acceso a esos archivos.

Tabla resumen

Almacenamiento en la nube

Ventajas Desventajas
  • Podrás acceder desde cualquier lugar
  • Puede usarse con cualquier dispositivo conectado a internet
  • Cuenta con medidas de seguridad de la información
  • Tendrás una copia de seguridad y un respaldo de datos ante incidentes
  • Sincronización de archivos
  • Reducción de determinados costes
  • Es escalable
  • Cualquier empresa puede usarlo
  • Es necesario estar conectado a internet para poder acceder a la nube
  • Falta de soporte técnico en servicios gratuitos
  • La sobrecarga del servidor puede ralentizar el servicio
  • Si no cuentan con medidas de seguridad adecuadas o no se respetan las políticas de seguridad implementadas, la seguridad de los datos en la nube puede ser comprometida
  • Pérdida de control de los archivos que se suben a la nube

Mejor almacenamiento en la nube para empresas

Es difícil elegir el mejor almacenamiento en la nube para empresas, puesto que en el mercado podemos encontrar múltiples proveedores, por lo que recomendamos buscar y comparar sus características y funcionalidades, así como sus tarifas y elegir aquel que mejor se ajuste a las necesidades reales de tu negocio.

En cualquier caso, estos son algunos de los proveedores de almacenamiento en la nube que puedes consultar:

  • A través de IBM Cloud Storage se ofrecen varios productos y recursos de almacenamiento en la nube pensados para empresas.
  • El servicio de AWS de Amazon también pone a disposición de sus clientes distintos tipos de servicios y productos de almacenamiento en la nube, desde respaldo y almacenamiento de archivos, hasta bases de datos.
  • Google también tiene una amplia oferta de servicios cloud, entre ellos Google Cloud Storage, especialmente pensado para el almacenamiento en la nube para empresas.
  • En Microsoft Azure también podréis encontrar distintas soluciones de almacenamiento en la nube para cubrir básicamente cualquier necesidad de vuestra empresa, como Azure Archive Storage.

Para pymes y empresas más pequeñas cuyas necesidades de almacenamiento en la nube sean menores, también existen servicios como:

  • Google Drive
  • Dropbox
  • OneDrive
  • iCloud Drive

¿Qué debes tener en cuenta al elegir un proveedor de almacenamiento en la nube para tu empresa?

Finalmente, al elegir a un proveedor de almacenamiento en la nube para tu empresa, debes tener en cuenta las siguientes cuestiones:

  • Reputación del proveedor: Infórmate sobre la reputación del proveedor y del servicio que presta; ¿qué dicen otros usuarios sobre él?, ¿ofrece un servicio de calidad?, ¿se producen interrupciones?, ¿cuenta con medidas de seguridad adecuadas?, ¿cómo es el soporte técnico?, etc.
  • Cumplimiento normativo: Es importante que el proveedor que escojas cumpla con las leyes de España y la UE, especialmente en lo relativo a la protección de datos en la nube, tanto en lo que concierne a los datos personales como en lo referente a información confidencial y sensible. Ten en cuenta que respecto a los datos personales, tú eres el responsable del tratamiento y el proveedor un encargado del tratamiento, por lo que no solo debes formalizar un contrato de encargo de tratamiento con él, también debes asegurarte de que cumple el RGPD.
  • Localización de servidores: En línea con el cumplimiento del RGPD, si es posible, infórmate de dónde se encuentran los servidores en los que se almacenarán los datos, ya que si están fuera de la UE o del EEE, estarás realizando una transferencia internacional de datos personales, que está sujeta a una serie de obligaciones del RGPD.
  • Escalabilidad: Contrata un servicio que ofrezca escalabilidad, es decir, que te permite aumentar o reducir la capacidad de almacenamiento que requieres en función de las necesidades de tu empresa, así como de su crecimiento.
  • Medidas de seguridad: Comprueba qué medidas de seguridad tiene implementado el proveedor para su servicio de almacenamiento en la nube; ¿se realizan actualizaciones?, ¿se cifra la información?, ¿es posible usar la doble autenticación?, etc.
  • Tipo de nube: Infórmate sobre los tipos de nube que puedes contratar (privada, pública o híbrida).
  • Soporte técnico: Asegúrate de que el proveedor ofrece un servicio de soporte técnico 24/7 y que es rápido a la hora de responder ante problemas e incidencias.

Finalmente, recuerda que aunque el proveedor debe ofrecer medidas de seguridad adecuadas, también es importante que formes y sensibilices a tus empleados en materia de ciberseguridad y seguridad de la información, para que a la hora de usar el almacenamiento en la nube, respeten y cumplan las medidas de seguridad adoptadas por la empresa y el proveedor (uso de contraseñas seguras, evitar conectarse a través de redes públicas, no compartir contraseñas, conexión vía VPN, etc.).

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